社員にAIを使わせるときのルールまとめ｜入れてはいけない情報と設定を、評判の解説動画で見比べ
最終更新 ·出典 9本・カード 18枚
社員にAIを使ってもらう前に決めておきたいことを、YouTubeで評判の解説動画から集めて見比べました。AIに入れてはいけない情報、ChatGPTやGeminiで学習や履歴を止める設定、AIの答えをうのみにしない使い方をまとめています。
結論（3行で）
- AIに入れない情報（顧客名・電話番号・お金や契約の中身など）を先に決め、入れるときは伏せるか仮の名前にするやり方が、多くの動画で紹介されています。
- ChatGPTの「モデルの改善」、Geminiの「アクティビティ」を切ると、入れた内容が学習に使われにくくなる設定として紹介されています。
- AIは間違えることがあるので、数字・年号・契約や法律の判断は、人が確かめてから使うというルールがくり返し出てきます。
うちのやり方（運営者の会社で実際にやった手順）
社員にAIを使わせる前に決める社内ルール｜A4一枚で始められるガイドラインのひな形つき【中小企業向け】
見比べてわかったこと
- ルールは「入れない情報」「使う設定」「確かめ方」の3つに分かれます。
- 設定の画面は変わりやすいので、動画の公開日を見て、今の画面と見比べるのが安全です。
- 会社で契約しているAI（Google WorkspaceのGeminiなど）でも、どこまで安全と考えるかは動画によって言い方が分かれます。 会社として、どのAIを使ってよいかを決めておくことが前提になります。
みんなのやり方（評判の解説動画から）
この話が中心の動画（当てはまるカードの多いもの）から順に、同じ枚数なら再生回数の多い順に並べています。同じチャンネルは2本までです。動画は押すと、話が始まる場面から再生されます。
スマホのコンシェルジュ「株式会社コアコンシェル」·公開 2026年2月13日·1,319,283回再生（2026年10月22日時点）
公開から半年以上たっています。画面や料金が変わっている可能性があります
AIに入れない情報を決め、数字や名前はぼかして聞く
動画では、個人情報、顔写真や身分証の画像、IDやパスワード、カード・銀行口座の情報、会社の機密、他人の個人情報はAIに入れないものとして挙げています。 入力は外のサーバーに送られるので、外に情報を渡すのと同じだと説明しています。 そのうえで、ダミーの情報を使ったり、数字や固有名詞をぼかしたりしても、話の筋が合っていればAIは正しく分析できると話しています。
Geminiの「アクティビティ」を切り、一時チャットを使う
動画では、Geminiのプロフィールアイコンから「Geminiアプリ アクティビティ」を開き、初めはオンになっている保存をオフにする手順を見せています。 オフにするときに、これまでの履歴もまとめて消すかを選べます。 履歴を残したくない会話だけなら、点線の吹き出しマークの「一時チャット」が使えると紹介しています。どちらも72時間は保存されると説明しています。
ChatGPTの「モデルの改善」をオフにして学習に使わせない
動画では、ChatGPTのメニューからアカウント→「データコントロール」を開き、「モデルの改善に協力する」のスイッチを切る手順を見せています。 画面右上の点線の吹き出しマークで一時チャットになり、履歴に残らず学習にも使われないと説明しています。 ただし一時チャットでも、安全のために最大30日は保存されることがあると添えています。
病気・お金・法律・契約・最新情報はAIの答えで決めない
動画では、AIはそれらしい嘘をつくことがあるので、公式サイトや複数の情報源、元の情報で確かめるよう説明しています。 医療の診断、お金・投資・税金、法律や契約の判断、最新情報はAIに頼ってはいけない分野として挙げています。 AIは下調べや用語の理解、選択肢の整理に使い、判断の材料を出してもらう役にとどめる、という使い方を勧めています。
いまにゅのAIプログラミング塾·公開 2026年10月21日·11,734回再生（2026年10月22日時点）
会社では個人プランを使わせず、辞めた人の外し方まで決めておく
いまにゅさんは、社員に個人プランで使わせると、誰が何に使っているか会社から見えなくなるので、会社で管理できるプランにすると説明しています。上のプランでもAIが賢くなるわけではなく、増えるのは会社が管理できることだそうです。 動画の公開時点では、ビジネスプランだと退職者を外すのは手作業なので、誰が外すかを決めておく必要があると話しています。
AIに入れる情報を3つに分け、最初はきつめに線を引く
いまにゅさんは、学習に使われない設定でも何を入れてもよいわけではなく、データがどこに残り、誰が見られ、どう消せるかも確かめるよう話しています。 そのうえで、公開済みの資料や架空のデータは試してよい、社内ファイルは業務ごとに許可を決める、個人情報・パスワード・実際の顧客データは最初は入れない、と3つに分け、少しずつゆるめていく方法を紹介しています。
AIが読めるフォルダを分け、消す・送る前には人の承認を入れる
いまにゅさんは、Codexはフォルダの中のファイルを自分で読みに行けるので、集計用のファイルと顧客名簿やパスワードを同じ場所に置かないよう注意しています。「読まないで」と書くだけでなく、そもそも読めない状態にするのが大事だそうです。 また、上書き・削除・送信のように元に戻せない操作の前には、承認をはさむ設定にしておくと説明しています。
全社に入れる前に、1部署・少人数で30日試して効果を測る
いまにゅさんは、いきなり全社に入れず、1つの部署・1つの業務・少人数から始めて1か月ほど試し、問題がなければ広げていくのが安全だと話しています。 試した後は、仕事の時間が減ったか、費用はいくらかかったか、どんな危なさが見つかったかを確かめ、制限を厳しくするか、ほかの道具にするかを決めるよう説明しています。
埼玉スマホ教室·公開 2026年4月6日·1,084,217回再生（2026年10月22日時点）
公開から半年以上たっています。画面や料金が変わっている可能性があります
返信文は「Aさんへ」と名前を伏せて作らせ、あとで書き換える
埼玉スマホ教室の吉田さんは、返信を考えてもらうとき、相手の名前ではなく「Aさんへの返信を考えて」と頼むやり方を見せています。 AIは「Aさん、お世話になっております」と名前を伏せたまま文を作るので、送る前に自分で本当の名前に書き換えます。 会社名も「株式会社〇〇」ではなく「取引先」のように一般化すると、安全に使いやすくなると説明しています。
GeminiとChatGPTで、履歴の保存と学習を止める設定を確かめる
吉田さんは、Geminiでは右上のアイコンから「Geminiアプリ アクティビティ」をオフにし、ChatGPTでは「データコントロール」のスイッチを切る手順を見せています。 どちらも吹き出しマークの一時チャットを使えば、その会話は履歴に残らず学習にも使われないと説明しています。 履歴を消すと過去の会話を見返せなくなるので、自分の使い方と合わせて決めるよう話しています。
最初に「分からないことは推測で答えないで」と一言そえる
吉田さんは、AIがもっともらしい嘘をつく（ハルシネーション）対策として、質問の最初にお願いを書き添えるやり方を紹介しています。 例として「分からないことは推測で答えず、分からないと答えて」「自信がないことはそう書いて」「不確かな内容は断定しないで」を挙げています。 それでも100％は防げないので、返ってきた答えは公式サイトなどで確かめるよう話しています。
PIVOT 公式チャンネル·公開 2024年11月18日·730,234回再生（2026年10月22日時点）
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Geminiのボタンが無ければ、会社の管理者に頼む
中井さんは、Google Workspaceでは会社の管理者が機能を使わせるかどうかを決められるので、Geminiのボタンが見当たらなければ管理者に頼むよう話しています。 動画の公開時点で、Workspaceで入力した情報はGoogleが見たり学習に使ったりすることはないと説明しています。
全部は丸投げせず、今の仕事の流れを分けて任せる
中井さんは、AIも間違えることはあるが、人の仕事も間違える前提でダブルチェックの流れがあるはずだと話しています。 仕事の流れを分けて「ここはGemini、ここは今まで通り人」と決め、確かめる工程を残すことが使いこなしのかぎだと説明しています。端から端まで丸投げするとうまくいかないそうです。
PIVOT 公式チャンネル·公開 2026年3月1日·1,811,147回再生（2026年10月22日時点）
公開から半年以上たっています。画面や料金が変わっている可能性があります
会社を部署ごとのフォルダで表し、見られる範囲も分ける
梶谷さんは、会社のフォルダの中に戦略・マーケティング・営業などのフォルダを作ってClaude Codeとつなぎ、必要な部署の資料を自分で探して読ませています。 チームで使うときは、GoogleドライブなどでメンバーのAIが見られる範囲を分けると説明しています。ミスを直したら、Claude自身に記録させて繰り返さないようにしています。
ひかりのAI大学·公開 2025年6月15日·829,253回再生（2026年10月22日時点）
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Copilotが無い会社は、表をChatGPTに貼って関数を聞く
ひかりさんは、Excelの表をコピーして無料のChatGPTに貼り、Copilotと同じ質問をして関数を出してもらい、Excelに貼り戻す方法も見せています。 結果は同じようになりますが、コピーと貼り付けの手間がかかり、グラフづくりもExcel側で一手間要ると比べています。 どちらでも、個人情報や会社の機密を外のAIに入れないこと、最後は人の目で確かめることを注意点に挙げています。
ひかりのAI大学·公開 2026年2月7日·641,908回再生（2026年10月22日時点）
公開から半年以上たっています。画面や料金が変わっている可能性があります
顧客名は渡さず、表の形だけ伝えてお礼メールの関数を作る
ひかりさんは、お客様の名前や電話番号をそのまま貼るのは避け、「A列に社名、B列に商品名、C列に内容」と表の形だけ伝えて、お礼メールの本文を作る関数をGeminiに書かせています。 文がかたければ「もっと柔らかく」と頼み直します。送る前の確認は必ず人がすると話しています。
テレ東BIZ ダイジェスト·公開 2026年7月28日·322,984回再生（2026年10月22日時点）
提供・PRを含む動画です（TKC社の提供）
顧客情報や税務の情報は、ふつうのAIに上げないと決めておく
帝京大学の山矢さんは、AIにアップロードした情報はあとで別の目的に使われることがあるので、顧客情報や税務情報など、使われて困るものは上げないという線引きを示しています。 TKCの飯塚さんは、データが外に漏れず学習にも使われない仕組みに加えて、AIは間違えることがある前提で、会計や税務の専門家が確かめる体制が要ると話しています。
トモミツの即実践AI活用術ch·公開 2026年4月10日·141,240回再生（2026年10月22日時点）
公開から半年以上たっています。画面や料金が変わっている可能性があります
パソコンを動かすAIを使う前の、5つの守りごと
動画では、Coworkを使う前に、まずテスト用のフォルダで練習する、「計画を見せて・承認後に実行・削除しない」を入れる、大事な資料はコピーで試す、顧客情報や契約書は会社のルールを確かめる、最後の確認は自分でする、の5つを挙げています。 会社のパソコンや機密ファイルでいきなり試さないよう呼びかけています。
「みんなのやり方」は、YouTubeなどで公開されている解説を運営者が見比べ、自分の会社で使うために要点を整理したものです。 教えているのは、それぞれの動画・記事の発信者です。どのカードも字幕や本文で中身を確かめてから載せ、出典と公開日を書いています。 発信者の方とこのサイトは関係がありません。くわしい手順や最新の画面は、出典の動画・記事でご確認ください。
このやり方で使われているツール
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うちの会社なら、どこからAIを入れるべきか
社員数や業種をうかがったうえで、最初に手をつけると効果が出やすい業務と進め方をお伝えします。まだ何も決まっていなくて構いません。
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