Gemini Excel・スプレッドシートの使い方｜関数づくり・勤怠表や請求書・領収書の一覧化まで任せる方法

毎月の集計表を整えるだけで半日が終わる。関数の名前を調べて、試して、エラーが出て、また調べる。領収書の束を前に、一枚ずつ打ち込む気力がわかない。表の作業は、社長や事務の担当者の時間を静かに奪っていきます。

Gemini（ジェミニ）は、こうした表の作業を日本語のお願いだけで手伝えます。この記事では、GeminiでExcelやGoogleスプレッドシートの関数・表を作らせるやり方と、領収書を一覧にする方法を、解説動画から集めて見比べました。

なお、取り上げる動画は2024年12月〜2026年2月に公開されたもので、どれも公開から半年以上たっています。画面の見た目や機能の名前は、今とは違っている場合があります。

やりたい処理を全部並べて、1つの関数にしてもらう

ひかりのAI大学のひかりさんは、よその部署から届いたデータが、半角と全角が混ざっていたり余計な空白が入っていたりして、そのままでは集計できない場面を例にしています。ここで、関数を1つずつ調べる必要はないと説明しています。

Geminiには「A列のデータを整理したい。数字を半角に統一、セルの中のスペースを全部削除、先頭の文字だけ大文字に。これを一括で行う関数を教えて」のように頼みます。

「やりたい処理を全部盛りにすることです」

出てきた数式を隣の列に貼り、下に伸ばすだけでデータが整います。関数をメモ帳に残しておけば、次からはコピーするだけです。

同じ動画では、「B列の数値が10.0を超えていて、かつC列が『要注意』のときだけ行に色を付けたい」といった複雑な条件も、日本語で説明して条件付き書式の数式を作らせています。ひかりさんは、まずAIに1回目のチェックをさせ、色が付いた所を人が詳しく調べる、という分担を勧めています。

エラーが出たら、画面の写真ごと見せて直させる

作ってもらった数式が、一度で動くとは限りません。ひかりさんは、エラーが出たときにあきらめず、画面のスクリーンショット（画面の写真）も貼って「数式を入れたらエラーになった。正しく修正して」と伝えるやり方を見せています。

「エラーメッセージをそのままジェミニに突きつけること」

動画では、Geminiが「1000円の『円』が文字なので計算できない」と原因まで説明して、数式を直しています。ひかりさんは、部下に頼むときと同じで、状況を分かりやすく伝え、一度で完璧を求めず何度でも直させるのがコツだと話しています。

勤怠表や請求書は「表の形→関数が要る所→関数」の順に頼む

ひかりさんは別の動画で、もう一歩進んで、表の道具そのものをGeminiに作らせています。ここでのコツは、一度に全部頼まず、段階を分けることです。

勤怠管理表の例では、まず日付・従業員ID・氏名・出勤時刻・退勤時刻・実働時間・残業時間・深夜残業時間といった項目を伝えて、表の形だけを作らせます。次にこう聞きます。

「上記の中で関数が必要な箇所を教えてください」

答えが「実働・残業・深夜残業」だと分かったら、「日本の労働基準法に準拠し、実働8時間を超えたら休憩1時間」と条件を付けて、その関数を作らせます。さらに時給の一覧の表とつないで、IDを入れると給与が出るところまで仕上げています。

請求書の例も同じ順番です。商品の一覧の表から品番で商品名と単価を引いてきて、数量を入れると小計・消費税10%・合計が出る表を作らせています。先に表の形、次に関数が必要な箇所、最後にその関数、と進めています。

また、ExcelのデータをそのままGoogleスプレッドシートに貼り、右上のGeminiのアイコンから「月ごとの売上の傾向を分析して箇条書きで」と頼めば、関数を使わずに言葉で傾向を聞けるとも紹介しています。

できた表を、そのままスプレッドシートに書き出す

mikimiki web スクールのみきみきさんは、「東京都の20年間の人口推移をまとめて」と同じ依頼をGeminiとChatGPTに出して比べています。Geminiは表とグラフにまとめ、Googleスプレッドシートに書き出すボタンから、そのままスプレッドシートを開けたそうです。Googleの道具を使っている人には使いやすい、という評価です。

一方でChatGPTは、自動でネット検索をして、どこから情報を持ってきたかのリンクを出していたと紹介しています。数字の出どころを確かめたいときは、その点も見比べたいところです。

領収書や通帳を動画で撮って、一覧にする

社長のお金を増やすチャンネルの税理士の山下さんは、領収書をめくりながらスマホで動画に撮り、パソコンのGeminiに読み込ませて、支払日・支払先・内容・金額・インボイス番号の一覧にするやり方を見せています。

「領収書や通帳を動画で撮影するだけで良いのです」

山下さんは、現金払いとカード払いは経費の精算が違うので分けて撮ること、最初は数枚で試して慣れてから長い動画にすることを挙げています。通帳も、見開きをめくって撮れば、日付・摘要・金額・残高の表にできます。

会計ソフトによっては勘定科目が必要なので、Geminiに旅費交通費・消耗品などの科目の列を足させています。毎月の作業なので、指示をGem（決まった指示を保存しておける機能）に「領収書読み取り」として登録し、あとは動画を入れるだけにしています。

会計ソフトに取り込むときの注意も話しています。弥生会計では、金額がプラスのままだと売上として入ってしまったため、マイナス表示に直して入れ直しています。取り込んだ後も日付と金額を確かめ、インボイスや軽減税率などの消費税は会計ソフトの側で直す必要があるとしています。

まとめ

• やりたい処理を全部日本語で並べて伝えると、Geminiがまとめて行う関数を作ってくれます。エラーは画面の写真ごと見せて、何度でも直させます
• 勤怠表や請求書は、「表の形→関数が必要な箇所→その関数」と段階を分けて頼むのがコツだと紹介されています
• Geminiでまとめた表は、Googleスプレッドシートにそのまま書き出せます
• 領収書や通帳は動画で撮ってGeminiに渡すと一覧になり、指示をGemに残せば毎月の作業が軽くなります。取り込んだ後の確認は人がします

お客様の名前や電話番号を貼らずに、表の形だけを伝えて関数を作らせる工夫は、Geminiを安全に使うための設定と決まりで取り上げています。運営者の会社での経理の手順は、AIで経理を楽にするにまとめています。