経理 Excel AIで集計する方法｜請求書や勤怠の表づくりから、利益の計算、経営管理の表まで頼み方を見比べ

請求書の表を作りたい。勤怠の記録から残業の時間を出したい。経費の一覧から、どの取引先にいくら払っているかを見たい。やりたいことははっきりしているのに、どの関数を使えばよいかがわからず、手が止まってしまうことはないでしょうか。

経理のExcel作業は、AIに頼みやすい仕事です。この記事では、表づくり、集計、数字を経営の判断に使うところまで、Gemini・Copilot・Gemini Notebookで同じような仕事をしている解説動画を集めて見比べました。

動画によって公開時期に1年ほどの開きがあり、古いものは公開から1年以上たっています。画面やプランの内容は、今とは違っている場合があります。

請求書や勤怠の表は「表の形→関数が要る所→関数」の順に頼む

ひかりのAI大学のひかりさんは、Geminiに経理の表を作らせるとき、一度にすべてを頼まず、段階を分けています。

勤怠管理表の例では、まず日付・従業員ID・氏名・出勤時刻・退勤時刻・実働時間・残業時間・深夜残業時間という項目を伝えて、表の形だけを作らせます。次に「関数が必要な箇所を教えて」と聞き、最後に「日本の労働基準法に準拠し、実働8時間を超えたら休憩1時間」という条件をつけて、実働・残業・深夜残業の関数を作らせています。さらに時給の一覧の表とつなぎ、従業員IDを入れると給与まで出るようにしました。

請求書も同じ順番です。商品の一覧表から品番で商品名と単価を引いてきて、数量を入れると小計・消費税10%・合計が出る表を、形→関数の順に作らせています。

「いきなり完璧なものは求めずにまずは表の構造を作らせてから」

給与や消費税の計算は、会社の決まりや法律に合っているかが大事です。ひかりさんの動画は関数の作り方を見せるもので、できた表の計算が自社の決まりに合っているかは、使う前に確かめる必要があります。

元のデータがバラバラなら、直す関数をまとめて作らせる

集計の前に、元のデータを整える作業もあります。システムから出したCSV（Excelで開ける表のデータ）や、部署から送られてきたファイルは、半角と全角が混ざっていたり、余計な空白が入っていたりします。

ひかりさんは別の動画で、「数字を半角に統一」「セルの中のスペースを削除」など、やりたい処理を全部並べてGeminiに伝え、1つの関数にしてもらう方法を見せています。隣の列に貼って下に伸ばせば、データがそろいます。

「1度この式をメモ帳に保存しておけば毎回この作業はコピペするだけになります」

関数がエラーになったときに画面の写真を見せて直させる方法も含め、くわしい手順はGeminiでExcel・スプレッドシートを使う方法にまとめています。

Excelの中のCopilotに、抜き出しと計算を日本語で頼む

関数を教えてもらって貼るのではなく、Excelの中で直接頼むやり方もあります。ダイさん・AI活用の専門家のダイさんは、ExcelのCopilotを使っています。

同じ会社名が何度も出てくる経費の一覧で、「人件費の合計が1万以上の会社だけを抽出して、新しい列に会社名と人件費の額を追加して」と頼むと、結果が表に入ります。ダイさんは、そのあと元のデータを並べ替えて1社分の人件費を手で足し、合っているかを確かめていました。

「本当にこの計算が合っているのかというのを見ていきたいと思いますが」

事業計画の表では、「この表の各種数値から営業利益を算出して新しい列に追加して」とだけ頼んでいます。販管費（販売費と一般管理費）の合計がすでにある表で、Copilotは売上総利益から販管費の合計を引き、内訳を二重に引かない計算をしていた、とダイさんは確かめています。続けて月ごとの営業利益の累計も出させ、何月に累計で黒字になるかを見えるようにしています。

Copilotでの頼み方の例はCopilotでExcelを使う方法にまとめています。

月次の実績から、経営管理用の表を一度に作らせる

もう一歩進んで、数字を経営の判断に使う表まで作らせる例もあります。NI-WORKの山口さんは、Gemini Notebook（NotebookLMの新しい名前）に月次の実績データを入れ、「経営管理用のExcelを作って」と頼んでいます。目次・経営分析のまとめなど4枚のシートが、関数とグラフ入りで一度にできあがりました。あとから「四半期集計のシートを足して」と頼むと、新しい版を作ってシートを加えています。

山口さんは、報告書の金額が合っているかも細かく見て、しっかり合っていたと話しています。その前提として挙げているのが、元の資料の整え方です。

「ソースにちゃんと然るべき単位でまとめとけば」

手順はNotebookLM（Gemini Notebook）で資料からスライドやExcelを作る方法にまとめています。売上データから前年比のグラフを作らせる例は、ClaudeでExcelの表と分析を作る方法にあります。

「どうすれば数字がよくなるか」は、たたき台として聞く

計算だけでなく、考えることを手伝わせる使い方もあります。ダイさんは、事業計画の表を見せて「この事業計画をより上方修正するために必要な要素を考察して」とCopilotに頼んでいます。売上の増加、コストの削減、新しい市場の開拓といった切り口が出て、分析を表に加えさせると、いろいろな項目のグラフも作りました。

ただし、ダイさんは何の事業かをAIに伝えていないことを断ったうえで、こう話しています。

「この考察自体もラフなものになっています」

AIの考察は、会社の事情を知らないまま出てきたたたき台です。どれを打ち手にするかは、数字の背景を知っている人が決めることになります。

まとめ

• 請求書や勤怠の表は、表の形を作らせ、関数が要る所を聞き、関数を作らせる、という順に分けて頼む方法がGeminiの動画で紹介されています
• バラバラな元データは、やりたい処理を全部並べて1つの関数にしてもらい、その式を残しておけば次からは貼るだけになると説明されています
• ExcelのCopilotには、条件に合う会社の抜き出しや営業利益の計算を日本語で頼めます。結果は元の数字を手で足して確かめる様子が見せられています
• 月次の実績から経営管理の表を一度に作る使い方もあります。元の資料をそろえておくこと、AIの考察はたたき台として受け取ることが前提です