経費精算 AI チェックの方法｜申請の不備を先に見つけ、社内規程の質問に根拠つきで答える経理AIの入れ方

経費の申請を見ると、会議費なのに誰と食事をしたのかが書いていない。タクシー代なのに行き先がない。そのたびに差し戻すのは手間ですし、言われた社員も、言う側も、少し気まずい思いをします。「出張の帰りに寄り道したら、どう精算するのか」といった規程の質問にも、そのつど答えなければなりません。

この記事では、経費申請のチェックと、社内規程への問い合わせをAIに受け持たせるやり方を、経理AIを扱った番組から集めて見比べました。取り上げる番組の多くは、経理のサービスを作る会社や会計の会社が提供するものです。個別のサービスの良し悪しではなく、段取りの考え方を中心にまとめています。

上司が見る前に、AIが申請の不備を見つけて差し戻す

PIVOTの番組で、経理AIを作るTOKIUMの黒﨑賢一さんは、上司の承認の前にAIが申請を1件ずつ読む流れを見せています。会議費なら誰と食べたのか、出張ならどこへ行くのか、タクシーならメモ欄に書くべきことがあるか、事前に申請した金額に収まっているか。こうした社内の決まりに合っているかをAIが確かめ、不備があれば申請者に先に差し戻します。

そうすると、上司が見るべきことが絞られる、という説明です。

「ここ本当に出張に行ったのかとか行くべきだったのか」

同じ番組に出ている澤円さんは、申請の不備を指摘されると人は機嫌を損ねやすく、手続きの不備は人間関係に悪い影響を与えてきたと話しています。その指摘をAIが受け持つことには、時間の節約とは別の良さがある、という見方です。

「これどうするの」に、社内規程から根拠つきで答えさせる

経理には、規程についての問い合わせも多く届きます。黒﨑さんは同じ番組で、60以上ある社内規程を読み込んだ問い合わせ用のAIを見せています。新しい取引先と契約するときの手続きのような質問に、どの規程のどこに当たるかを示して答えます。

Word・PowerPoint・PDFとばらばらの形の規程は、AIが読みやすい形に変えてから入れることが大事だと話しています。規程に書いていない相談、たとえば出張の帰りに実家に寄ったときの精算については、過去にどう承認されたかの記録をもとに答える使い方も紹介されています。

社内の資料をもとに答える仕組みは、専用のサービスを使わなくても試作できます。Difyで社内の問い合わせ係を作る方法に、同じ考え方で作るやり方をまとめています。

AIに渡すルールは、科目ごとに1つずつ言葉にする

チェックを任せるには、何を確かめればよいかをAIに伝える必要があります。黒﨑さんは別の回で、社員向けの規程をそのままAIに渡すと、抜けがあったり、ルール同士がぶつかったりして判断できないことがあると説明しています。書いていないけれど社内で大事にしてきた決まりもあります。

「1個ずつこう丁寧に拾ってAIエージェントが分かりやすく迷わないようにしてあげる」

画面の例では、タクシー代という1つの科目に「インボイス（適格請求書）を出せる事業者か」「メモ欄に目的地が入っているか」の2つのルールを入れていました。差し戻すときは、利用区間が書いていない、といった理由も申請者に示されます。

道具は違いますが、トモミツの即実践AI活用術chのトモミツさんも、Claudeに領収書を読み取らせる例で同じことを話しています。会社に決まった様式があるなら、その列の順番や、税の区分、プロジェクトの番号、申請者名、勘定科目といった項目を指示に足す必要がある、という説明です。

「会社ごとのルールは人間が教える必要がある」

ルールが言葉になっていない会社は、タクシー代だけから始める

同じ回に出ている、導入した博展の方は、もともと経費のチェックの一部を外の会社に頼んでいて、そのときに「こういう条件なら承認する、これは却下する」といった細かいルールを決めていたそうです。その作り方がChatGPTに指示を出すのと同じだったので、AIに切り替えやすかったと話しています。

では、ルールがまだ言葉になっていない会社はどうするか。黒﨑さんは、全部を一度に言葉にするのは大変なので、まずタクシー代だけで承認を試し、翌月に科目を増やしていく進め方を挙げています。

「すごくスモールステップで1歩1歩進んできますので」

科目を1つずつ足していくうちに、業務の整理も進む、という考え方です。

任せる所と人が持つ所、道具を選ぶときに見る所

テレ東BIZの番組では、帝京大学の山矢和輝さんが、最後の承認や確認は人が担う必要があるとしたうえで、承認の一部をAIに任せる会社も出てきていると話しています。例として挙げているのが、経費申請の承認はAIに任せ、支払うところは人が確かめる、という分け方です。見積もりが要る処理や、会議費か交際費かといった判断については、こう話しています。

「最後の専門的判断っていうのはやっぱり人間がやるべきだ」

道具を選ぶときに見る所として、山矢さんはインボイス制度や電子帳簿保存法の要件を満たせるか、税務調査のときに人が説明できる記録が残るか、続けてくれる会社か、の3つを挙げています。入れたあとは、減った時間と、情報が漏れた件数やAIが間違えた件数の両方を数えて、つり合いを見ていくことが大事だとも話しています。どのサービスが自社の要件に合うかは、顧問の税理士などと確かめながら決めることになりそうです。

まとめ

• 上司の承認の前に、AIが申請を1件ずつ読んで不備を見つけ、理由を添えて差し戻す使い方が紹介されています。上司は「本当に必要だったか」だけを見ればよくなる、という説明です
• 社内規程を読み込ませ、質問に根拠の箇所を示して答えさせる使い方もあります。規程はAIが読みやすい形に変えて入れることが大事だとされています
• AIに渡すルールは科目ごとに1つずつ言葉にする必要があり、言葉になっていなければタクシー代だけから小さく始める進め方が挙げられています
• 支払いの確認や専門的な判断は人に残し、法律の要件と記録が残るかを見て道具を選ぶ、という線引きが話されています