経理 AI 領収書・請求書の読み取り方法｜画像やPDFから一覧と仕訳のたたき台を作り、会計ソフトに取り込むまで

月末になると、机の上に領収書と請求書がたまっている。1枚ずつ見ながら、日付と金額と支払い先を打ち込み、最後に合計が合っているかを確かめる。経理の担当者がいない会社では、社長自身が夜にこの作業をしている、ということもあるのではないでしょうか。

「書類を読んで、決まった形に写す」作業は、AIに任せやすい仕事の1つです。この記事では、領収書や請求書をAIに読ませて一覧と仕訳のたたき台を作り、会計ソフトに取り込むまでの段取りを、道具の違う解説動画から集めて見比べました。

なお、取り上げる動画の多くは公開から半年以上たっています。画面や料金のしくみは、今とは違っている場合があります。

書類の渡し方は3通り：スマホの動画、PDF、パソコンのフォルダ

同じ「読み取り」でも、AIへの渡し方は動画によってさまざまです。

社長のお金を増やすチャンネルの税理士の方は、領収書をめくりながらスマホで動画に撮り、それをGeminiに読み込ませています。1枚ずつ写真に撮るより、枚数が多いときは動画の方が楽だという説明です。現金で払ったものとクレジットカードで払ったものは、経費の精算の仕方が違うので分けて撮ること、最初は数枚のレシートで試してから長い動画にすることも話しています。通帳も、見開きをめくって撮れば同じように表にできると見せています。

「領収書をペラペラめくりながら撮影しています」

メンタエクセルの動画では、会社ごとに形の違う紙の請求書をスキャンしたPDFをChatGPTに渡し、Excelの一覧にしています。会社名・住所・請求額・振込先の口座まで、元の請求書と1つずつ見比べて合っていたと確かめています。読み取りには4分ほどかかったそうです。

3つ目は、パソコンの中のフォルダを丸ごと渡すやり方です。【さき】のAIでええやん。のさきさんは、ClaudeのCowork（コワーク：パソコンの中のファイルを扱える機能）なら、領収書や請求書のファイルを読み取って仕訳し、Excelの一覧にまとめ、よく分からないものは「要確認」のフォルダに分けるところまで頼めると説明しています。

頼み方は「取り出す項目」と「できあがりの形」まで書く

どの道具でも、結果を左右するのは頼み方です。

トモミツの即実践AI活用術chのトモミツさんは、領収書のフォルダを渡すとき、「日付・金額・支払い先・カテゴリを抜き出して、シート1に日付順の一覧、シート2にカテゴリ別の合計」と、できあがりの形まで書いています。「まとめて」だけでは、何でまとめるのか、何枚のシートにするのかがAIに伝わらないという説明です。読めない項目は空欄にさせています。

「手入力の30分1時間を確認作業に変えることです」

経費精算を全部任せるのではなく、打ち込む時間を「確かめる時間」に置きかえる、というのがトモミツさんの考え方です。手順のくわしいところはClaudeのCoworkでパソコンの中の作業を任せる方法にまとめています。

メンタエクセルの動画の指示文には、「データを取り出す役」という役割、PDFをまず画像に変えてから読むこと、取り出す項目、取り出した内容を一度見せて確かめてからExcelにする順番が書かれていました。それでも、振込期限が「発行から30日以内」としか書かれていない請求書では、AIが日付を推測して入れてしまったそうです。

「期限がない場合は期限なしとかと入力してと」

書類に無い項目をどう書くかまで、先に決めておくという工夫です。

会計ソフトに取り込むときにつまずく所

一覧ができたら、会計ソフトに取り込みます。税理士の方の動画では、Geminiに勘定科目（旅費交通費、消耗品など）の列を足させてから、弥生会計とfreeeに取り込む様子を見せています。

弥生会計では、金額がプラスのまま取り込むと売上として入ってしまい、Excelの金額をマイナス表示に直して入れ直していました。freeeでは、決済日やインボイス番号など要らない列をExcelで消してから取り込んでいます。

最後の注意点として挙げているのは2つです。

「取り込んだ後の数字のチェックは必要」

もう1つは消費税です。インボイスの登録をしている相手かどうか、食品の軽減税率8%かどうかといった所は、会計ソフトに取り込んだあとで直すと話しています。レシートの印字が薄くて読み取れなかったものが1つあった、とも付け加えています。

毎月の作業にするなら、指示を残しておく

領収書の読み取りは毎月の仕事です。税理士の方は、Geminiの指示を「Gem（決まった指示を保存しておける機能）」に「領収書読み取り」という名前で登録し、あとは動画を入れるだけにしています。事務所ではお客さんごと、現金と通帳ごとに分けているそうです。Gemの作り方はGeminiのGemの作り方と使い方、Geminiでの表づくり全体はGeminiでExcel・スプレッドシートを使う方法にまとめています。

さらに先の形として、KEITO【AI&WEB ch】のKEITOさんは、Googleドライブに請求書のPDFを入れると、金額やお店の名前、日付をスプレッドシートに自動で書き込む流れをDifyで作っています。何枚まとめて入れても全部入力されると見せる一方で、この組み立ては難しく、技術者の仕事の範囲だと話しています（動画は2024年の公開です）。くわしくはDifyで業務を流れ作業にする方法にまとめています。

仕訳の判断と、最後の確かめは人に残る

読み取りと一覧づくりは任せられても、どの科目にするかの判断は別だ、という話もあります。

テレ東BIZの番組で、TKCの飯塚真規さんは、どの科目にするかで税金が変わることもあるので、AIがまとめて出した仕訳を見ながら、会社の考えや税法に合った処理かを人が判断することが大事だと話しています。データが外に漏れない仕組みに加えて、AIが間違える前提で専門家が確かめる体制が要る、という説明です。

「AIは嘘をつく、間違えるってことがあるので」

帝京大学の山矢和輝さんは、AIに上げた情報はあとで別の目的に使われることがあるので、顧客情報や税務情報など、使われて困るものは上げないという線引きを示しています。会議費か交際費かといった専門的な判断は人に残る、とも話しています。どこまでを自社で判断し、どこから税理士に確かめるかは、それぞれの会社で決めることになります。

まとめ

• 領収書はスマホの動画でGeminiに、紙の請求書はスキャンしたPDFでChatGPTに、パソコンの中の書類はClaudeのCoworkに、と渡し方は違っても、一覧の表にするところまではAIに任せられると紹介されています
• 取り出す項目、シートの形、書いていない項目の扱いまで先に書いておくと、結果が安定すると説明されています
• 会計ソフトに取り込むときは、金額のプラス・マイナスや要らない列に気をつけ、取り込んだ後に日付と金額を確かめる前提です
• 勘定科目や消費税の判断、使われて困る情報を上げないという線引きは、人が受け持つ所として話されています