メール返信をAIで型にする方法｜決まった頼み方を保存する・自分の言い回しを覚えさせる・決まり文句とAIの文を組み合わせる

問い合わせへの返事、商談のあとのお礼、英語でのちょっとした連絡。中身は毎回少しずつ違っても、書き方の型はほとんど同じです。それなのに、AIに頼むたびに「丁寧に」「余計な前置きはいらない」と同じ注文を書き直していないでしょうか。

AIに返信を手伝わせるのに慣れてくると、次に気になるのが、この「毎回の説明」です。この記事では、くり返しの返信を型にしておくやり方を、別々の道具で試している発信者の動画を集めて見比べました。

紹介する動画の多くは公開から半年以上たっています。とくにZapierの2本は2023年の動画で、画面や手順は今と違っている可能性があります。

毎日の頼みごとは、指示ごと保存しておく

PIVOTの動画に出演したうすたくさんは、英語のメールの例で説明しています。ChatGPTに英訳を頼むと、引用符が付いていたり、「翻訳してみました。いかがでしょうか」のような文が混ざったりします。そのまま相手に送ったら大変なので、毎回「余計なものはいらない、シンプルな答えだけ」と書き添えることになります。

これを毎日何回もやるのは面倒なので、うすたくさんは、その注文を覚えさせた自分用のChatGPT（GPTs）を作っています。指示の中身は、文章を入れたらそのまま英語に直し、余計なことは言わず、コピーして相手に貼れる文だけを書く、というものです。

「大事なのは自分自身がやりたいことを言語化することです」

難しい書き方を覚える必要はなく、自分が欲しい文と今の状態の差を言葉にするだけだ、という説明です。丁寧なメールの文やクレーム対応の文のように、毎日出てくる仕事に向く、とも話しています。動画の公開時点では、GPTsを自分で作るには有料のPlusプラン以上が必要だと説明しています（2025年8月の動画です）。

作り方はChatGPTでくり返しの仕事を型にして任せる方法、Geminiで同じことをする「Gem」はGeminiのGemの作り方と使い方にまとめています。

返すたびに、自分の言い回しを覚えさせる

monograph/ 堀口英剛さんは、もう一歩進めて、自分専用のメールの道具を作っています。中身はGmailで、届いたメールへの返信をClaudeが考える、というものです。

堀口さんがこれを作ったのは、Gmailに入っているAIの返信機能が便利な一方で、使いづらい点があったからだそうです。自分らしい言い回しや、そのメールに書かれていない背景を返信に生かしにくいこと。それに、いくつものGmailのアカウントを使っているので、全部で有料の機能を使うと費用がかさむことです。

そこで作った道具では、返したい中身を短く書いてボタンを押すと、Claudeがメールの内容と堀口さんの情報を読んで文面を作ります。会社の住所のような情報も、一度覚えさせておけば入れてくれます。

「返信をすればするほど自分の言い回しに近づいてく」

「こういうメールが来て、こう返した」という例をためていき、仕事用と普段用のアカウントごとに返し方を変える工夫もしています。堀口さんは、この道具をClaude Codeと会話しながら作ったと話しています。Claudeで文章を書かせる基本は、Claudeで文章やメールを書かせる方法にあります。

決まり文句とAIの文を組み合わせて、下書きまで自動で作る

問い合わせの返事のように、半分は決まり文句、半分は相手ごとに書く、という返信もあります。いけともchの池田さんは、これを自動の仕組みにしています。

Googleフォームに問い合わせが届くと、Zapier（ザピアー、アプリどうしをつなぐ自動化の道具）が動きます。フォームで選ばれたサービスに合わせた決まり文句を用意し、自由に書かれた欄はAIが読んで文を作ります。その2つを合わせた返信を、Gmailの下書きに入れておきます。同時に、Slackには「あとで返信する」という知らせも入ります。

これまでは、選ばれた内容に合わせていつもの文をコピーして貼り、残りを考えて書いていたそうです。1回は数分でも、1日に何件も来ると手間になります。設定は30分ほどで済み、1週間もたてば元が取れる、という感想です。

ウェブ職TVの動画では、件名に「お問い合わせ」とあるメールにだけ、お礼の返信を自動で送る仕組みを作っています。メールが届いたら返す、とだけ決めると、届いたメール全部に返信してしまうので、途中に件名で絞り込む手順を入れる必要がある、と説明しています。

自動で送るところまで任せるのか、下書きで止めるのかは、使う人が決めることです。くわしい作り方はZapierで問い合わせを自動にする方法にまとめています。

表や会議の記録から、お礼のメールを作る

ひかりのAI大学のひかりさんは、営業の人向けに、Excelに入れた社名・商品名・決まったことからお礼のメールの本文を作る例を見せています。Geminiに「A列の社名、B列の商品名、C列の内容を使ってお客様へのお礼メールの本文を自動で作るExcel関数を書いて」と頼み、返ってきた数式を表に貼るだけで、行ごとに下書きができます。

文がかたいと感じたら、「もっと親しみやすい柔らかいトーンになるように数式を作り直して」と頼めば、言葉づかいを変えた数式が返ってきます。お客様の名前はAIに渡さず、表の形だけを伝えている点もポイントです。

りんのすけ　Notion最速仕事術のりんのすけさんは、Notion AIのミーティングノートで商談を文字起こしし、終わったあとに「お礼メールの下書きを作って」と頼む使い方を紹介しています。その打ち合わせの中身をもとにしたお礼のメールを作れる、という説明です。なお、動画の公開時点では、Notion AIを制限なく使うには上のプランへの切り替えが必要だと話しています。

会議の記録の残し方は、Notion AIで議事録を作る方法にあります。

まとめ

• 毎日くり返す頼みごとは、ChatGPTのGPTsのように注文ごと保存しておき、文を入れるだけで返事が出るようにする使い方が紹介されています。注文の中身は、欲しい文を言葉にするだけでよいと説明されています
• 返信のたびに「このメールにこう返した」という例を覚えさせ、使うほど自分の言い回しに近づける道具を、Claude Codeで作った例があります
• フォームの選択肢に合わせた決まり文句とAIの文を組み合わせ、Gmailの下書きまで自動で作る仕組みや、件名で絞って自動で返す仕組みも出てきます
• Excelの表や会議の記録から、お礼のメールの下書きを作らせる使い方もあります