Zapier 問い合わせの自動化の方法｜メールやフォームの問い合わせを表にためる・自動で返信する・返信の下書きまで作る

問い合わせのメールが届いたら、内容を表に写して、担当に知らせて、返事を書く。1件あたりは数分でも、毎日続くと意外に時間を取られます。忙しい日には、返信を忘れてしまうこともあるかもしれません。

こうした「決まった手順の作業」を自動にする道具が、Zapier（ザピアー）です。Gmail・Googleフォーム・スプレッドシート・Slackなど、ふだん使っているサービス同士をつないで、「〇〇が届いたら、△△する」という流れを、プログラムを書かずに作れます。この記事では、問い合わせの受け付けをZapierで自動にするやり方を、解説動画から集めてまとめました。

なお、ここで取り上げる動画は2018〜2023年に公開されたものです。画面の見た目や料金のしくみは、今とは違っている部分があります。

問い合わせメールを、スプレッドシートに1行ずつためる

いちばん簡単な形として、本気のパソコン塾の三浦さんは、「お問い合わせ」という言葉を含むメールがGmailに届いたら、その本文をGoogleスプレッドシートに1行ずつ書き足す仕組みを作っています。

流れは2つだけです。

1. きっかけ（トリガー）を決める。 「Gmailに、決まった言葉を含む新しいメールが届いたとき」を選び、探す言葉に「お問い合わせ」と入れます
2. 動き（アクション）を決める。 「スプレッドシートに1行足す」を選び、どの表のどの列に、メールのどの部分（本文など）を入れるかを指定します

テスト用のメールを送ると、Zapierがそれを見つけて、表に1行入る様子が映っています。三浦さんは、問い合わせのメールを毎日手作業で表にまとめているなら、これだけでも手間が減ると話しています。

表にたまれば、あとから件数を数えたり、対応したかどうかの印を付けたりする使い方にもつなげられます。

自動返信は「件名で絞り込む」のを忘れない

届いた問い合わせに「お問い合わせありがとうございます」と自動で返す仕組みも紹介されています。ウェブ職TVの動画では、決まったアドレスにメールが届いたら、お礼のメールを返す流れをZapierで作っています。

ここで大事な注意が出てきます。きっかけを「新しいメールが届いたとき」にしただけでは、広告やお知らせのメールにまで返信してしまうのです。

「このままだと全部のメールに対して届くのでフィルターかけてやる必要がありますね」

動画では、途中に「フィルター（絞り込み）」の部品を入れ、件名に「お問い合わせ」を含むメールだけを先に通す設定にしています。自動で外に出ていくメールは取り消しがききません。どのメールに反応させるかを先に決めておくことが、自動返信をつくるときの出発点になりそうです。

フォームの問い合わせを、担当の作業ボードに自動で載せる

問い合わせを受けたあと、「誰が対応するか」「対応が済んだか」を見える形にしたい会社もあると思います。

NoCode Schoolの動画では、Googleフォームに問い合わせが届いたら、作業を付せんのように並べて管理するTrello（トレロ）というサービスの「お問い合わせ」の列に、カードを1枚自動で作る仕組みを見せています。カードの題には、フォームに入力された相手の名前が入るように設定しています。担当者を決めたり、期限を付けたりもできると説明しています。

また、途中に分かれ道や絞り込みを足せば、問い合わせの中身によって別の動きをさせることもできると話しています。たとえば「見積もりの依頼」と「その他」で、知らせる先を変えるような使い方です。

返信の下書きと「返信忘れ」の知らせまで、一度に作る

もう一歩進んだ例が、リモートワーク研究所の池田さん（いけともch）の仕組みです。

Googleフォームに問い合わせが届くと、裏側で次のことが一度に動きます。

• フォームで選ばれた「関心のあるサービス」に合わせて、いつも使っている決まり文句を組み立てる
• 自由に書いてもらった欄をAI（OpenAIのGPT）に読ませて、それに合った文を書かせる
• 2つを組み合わせて、Gmailに返信の下書きとして保存する
• Slackに「あとで返信する」という知らせ（リマインダー）を入れる

送るのは自動ではなく、人が下書きを確かめてからです。池田さんは、これまで問い合わせが来るたびに決まり文句をコピーして貼り、宛先を入れて送っていたと話しています。1回は数分でも、1日に何件か来ると手間になります。設定にかかったのは30分ほどで、1日5〜10分ほど浮くなら、すぐに取り戻せるという計算です。

「1週間も経てば元が取れちゃうわけですね」

なお池田さんは、このように段数の多い流れは、動画の公開時点では有料プランでないと作れなかったと説明しています。料金のかかり方は、Zapierの始め方と料金、動かないときの確かめ方にまとめています。

どこまで自動にするかを決めておく

4つの例を並べると、自動にする範囲には段階があることが分かります。

• ためるだけ：問い合わせを表やボードに集める。外には何も出ていかないので、試しやすい形です
• 知らせる：担当のチャットに届いたことを伝える。返信忘れを減らせます
• 返す：お礼のメールを自動で送る。絞り込みを入れないと、関係のないメールにまで返してしまいます
• 下書きまで作る：中身に合わせた返事を用意し、送るのは人が確かめてから

AIが書いた返事をそのまま送るのではなく、下書きで止めて人が見る形にしておけば、まちがった案内がお客様に届く心配は小さくなります。

AIを使ったメールの返信を、運営者の会社でどう進めているかは、AIでメールの返信を作る手順にまとめています。

まとめ

• Zapierでは、「問い合わせが届いたら」をきっかけに、表への書き写し・作業ボードへの登録・担当への知らせを、プログラムを書かずに自動にできると紹介されています
• 自動返信をつくるときは、件名に「お問い合わせ」を含むものだけ通す絞り込みを途中に入れないと、届いたメール全部に返してしまうという注意が出ています
• フォームの中身に合わせて返信の下書きを作り、Slackに返信忘れの知らせも入れる例では、30分ほどの設定で毎日の手間が減ったと話されています
• 動画はどれも2018〜2023年の公開で、画面や料金は今と違う部分があります