Zapier 通知と保存の自動化の方法｜メールの添付をドライブに保存、翌日の予定や定例会議をチャットで知らせる、ブログ更新を知らせる

取引先から届いたメールの添付ファイルを、毎回ダウンロードしてフォルダに入れ直す。明日の予定を確かめないまま帰って、朝あわてる。毎月の定例会議の前に、同じ声かけを送る。どれも1回は小さな手間ですが、忘れると困る仕事です。

Zapier（ザピアー）は、こうした「決まったときに、決まったことをする」作業を自動にする道具です。この記事では、ファイルの自動保存と、予定や更新のお知らせをZapierで自動にするやり方を、解説動画から集めてまとめました。

ここで取り上げる動画は2020〜2023年に公開されたものです。画面の見た目や作り方は、今とは違っている部分があります。

メールの添付ファイルを、ドライブの決まったフォルダに保存する

ますみさん（生成AIアカデミー）は、Gmailに添付ファイル付きのメールが届いたら、Googleドライブの指定したフォルダに自動で保存する仕組みを作っています。

流れは次のとおりです。

1. きっかけ：Gmailの「新しい添付ファイル（New Attachment）」を選び、受信箱を見張らせる
2. 動き：Googleドライブの「ファイルをアップロードする」を選び、保存先のフォルダを決める
3. ファイル名を決める：あとで探しやすいよう、名前の付け方を指定する

ファイル名には、次の3つをつなげています。

「送信元のメールアドレスと届いた時間と添付ファイルのファイル名」

試しにPDFを添付したメールを送ると、少し待ってから、送り主のアドレスと日時と元のファイル名がつながった名前のPDFがフォルダに入る様子が映っています。請求書や発注書のように、あとから「いつ、誰から来たか」で探したいファイルに向いた形です。

NoCode Schoolの動画でも、Zapierの「よく使われるザップ」の例として、届いたGmailの添付ファイルをGoogleドライブに自動で保存するものや、特定の言葉を含むメールをスプレッドシートに保存するものが挙がっています。自分で一から作らなくても、こうしたひな形から始められると紹介されています。

翌日の予定を、前日にチャットで知らせる

ウェブ職TVの動画では、Googleカレンダーの翌日の予定を、前日にチャットワークへ送る仕組みを作っています。

この動画では、当時のChatGPTの「プラグイン」という機能を使い、ChatGPTに「翌日の予定を前日にチャットワークに通知するザップを作って」と頼んで、Zapierの流れのたたき台を作らせています。今はChatGPTとZapierのつなぎ方が変わっているので、作り方そのものより、「何と何をつないだか」を見る動画として読むのがよさそうです。

たたき台ができたあとも、手直しが要ります。予定をいくつものカレンダーに分けている人は、どのカレンダーを読むかを選び直します。送り先についても同じです。

「あとはどこのチャットワークに通知するかっていう話ですね」

動画では、自分だけが見る「マイチャット」に送る設定にしています。毎朝の予定確認を、前の日の夕方に済ませておく使い方です。

毎月決まった日時に、定例会議の知らせを流す

同じ動画では、「毎月15日の12時」という日時そのものをきっかけにした仕組みも作っています。その日時になったら、Slackの決まったチャンネルに「定例ミーティング」の知らせを流す流れです。

送り先のチャンネルと、流したい文は自分で入れ直しています。テストを押すとすぐに知らせが送られ、最後に公開すると、毎月15日の12時に同じ知らせが届くようになる、と説明しています。

人が毎回思い出して送っていた声かけを、日時をきっかけに自動にする形です。月末の締め切りや、毎週の報告の催促などにも同じ考え方が使えます。

ブログが更新されたら、知らせる・投稿する

自社のブログやお知らせのページが更新されたことを、自動で広めたいこともあります。ウェブ職TVの動画では、ブログの更新情報（RSS）を見張る仕組みを2つ作っています。

• 新しい記事が出たら、自分あてにメールで知らせる
• 新しい記事が出たら、タイトルとURLをX（旧Twitter）に自動で投稿する

RSSは、ページの更新情報を配るための昔からある仕組みです。動画では、WordPressで作ったブログなら、URLの後ろに「feed」などを付けると更新情報のアドレスになることが多いと説明しています。知らせる先はメールでなくても、チャットワークやSlackなど使いやすいところに変えられるとも話しています。

さらに、Xで特定の言葉（ハッシュタグ）を含む投稿を集めて、スプレッドシートにためていく仕組みも見せています。投稿の内容・日時・URLが1行ずつ入っていくので、調べものに使えるという話です。なお、Xの仕組みや外のサービスとつなぐ条件は動画の公開後に何度も変わっているので、今も同じことができるかは確かめが必要です。

「どこへ送るか」は自分で選び直す

3つの動画に共通しているのは、自動の部分ができても、どのカレンダーを読むか・どのフォルダに入れるか・どのチャットに送るかは、自分で決めて選び直している点です。ここを確かめずにオンにすると、知らせが別のチャンネルに流れたり、ファイルが思わぬ場所にたまったりします。

ウェブ職TVの動画では、テストで本当に送られては困る場面ではテストを飛ばし、送り先を確かめてから公開しています。作ったあとに動いたかどうかを確かめる方法は、Zapierの始め方と料金、動かないときの確かめ方にまとめています。

まとめ

• Zapierでは、Gmailに届いた添付ファイルを、送り主・日時・元の名前を付けてGoogleドライブの決まったフォルダに保存する仕組みが紹介されています
• Googleカレンダーの翌日の予定を前日にチャットへ送る、毎月決まった日時に定例会議の知らせを流すなど、時間をきっかけにした知らせも作れます
• ブログの更新情報（RSS）を見張って、メールで知らせたりXに投稿したりする例もあります。Xとのつなぎ方は動画の公開後に変わっている点に注意が要ります
• どのカレンダー・フォルダ・チャットを使うかは自分で選び直し、確かめてからオンにする流れが共通しています