たまったメールをAIで整理する方法｜未読から急ぎを選ばせ、要点とやることをまとめ、返し忘れを確かめるやり方を見比べ

朝パソコンを開くと、未読のメールが何十通も並んでいる。端から開いて読んでいるうちに午前中が終わり、急ぎの返事がかえって後回しになる。CCで流れてきて読み飛ばしていたメールについて、あとから「確認してください」と言われ、長いやりとりをさかのぼることになる。

返信の文を書く前に、「どれに返すか」「何を頼まれているか」を見つけるところで時間を取られている、という方は多いのではないでしょうか。この記事では、GmailやOutlookなどのメールソフトとつないだAIに、受信箱の整理を手伝わせている発信者の動画を集めて見比べました。

返信の文そのものの頼み方は、メール返信をAIで下書きする頼み方にまとめています。

未読の中から、急いで返すべきものを選ばせる

PIVOTの動画で、グーグル・クラウド・ジャパンの中井悦司さんは、未読のメールが100通ほどたまった受信箱を例にしています。端から順に開いて読む時間はない、という場面です。Gmailの画面の右上にある「Geminiに質問」のボタンを押して、こう頼みます。

「未読で重要なものを教えて」

Geminiがメールの中身を読んで、返事をしたほうがよいものを挙げてくれます。長いメールは要約してポイントだけを出させ、続けて丁寧な返信の文まで考えさせます。できた文はボタン1つで返信の下書きに入るので、問題がなければそのまま送り、必要ならその画面で直して送る、という流れです。2024年11月の動画で、画面は動画の公開時点のものです。

Outlookでも同じ考え方の使い方が紹介されています。同じPIVOTのCopilotの解説シリーズで、若松信康さんは、OutlookのCopilotで急ぎのメールの内容だけを抜き出したり、何日までにやる仕事があるかを確かめたりでき、それへの返信の下書きも作ってくれると話しています。こちらは2024年7月の動画で、動画の公開時点の、会社向けのMicrosoft 365のCopilotの説明です。

事業者のClaude Code・Codex活用術のみやっちさんも、Outlookで「返信が必要な受信メールを教えて」と頼み、返信が必要なメールを要約つきで抜き出させています。CCに入っていただけのメールについて、あとから確認するよう言われたときは、「このメールの内容を要約してください」と頼めば、それまでのやりとりをざっくりつかめる、と説明しています。

特定の人や件名で探して、やることまでまとめさせる

「あの人からのメール、どこだったか」と探す時間も、AIに任せられます。トモミツの即実践AI活用術chのトモミツさんは、GeminiとGmailをつないだうえで、チャット欄で「@Gmail」を選び、「佐藤さんから今日届いたメールを探して、要点と私がやることを箇条書きでまとめて」と頼む例を見せています。

「ここまででメールを探す作業が消えます」

返ってきた文の言い方を変えたいときは、「もう少し柔らかく」「もっと短く」「期限を確認する一文も足して」と続けて頼み、会話で整えていく、とも説明しています。

ダイさん・AI活用の専門家のダイさんは、同じことをCopilotでやっています。クレームに対応しようとしたときに、誰から、いつ、どんなメールが来ていたかをOutlookの検索窓で必死に探す。その時間こそがむだだ、という指摘です。

「この探す時間こそが本当に非効率な作業なんです」

Copilotのチャットを「職場」の切り替えにして「/」を打ち、「クレーム」と入れると、該当するメールが出てきて、そのままチャット欄に入れられます。「このクレーム内容を読み取って対応すべき内容を洗い出してください」と頼むと、問題点、相手からの要求、優先順位つきの対応がまとまって出てきました。続けて返信メールの下書きも作らせています。

Gmailでの「@Gmail」の使い方はGeminiのGmail・ドライブ連携の使い方、Outlookでの使い方はCopilotでメールの返信をする方法にくわしくまとめています。

帰る前に、返し忘れがないか自動で確かめさせる

みやっちさんは、Copilotのチャットで「Teamsでメンションされた未読チャットと未読のメールを教えて」と頼み、チャットとメールをまたいで一覧にさせています。さらに、送ったこの頼みごとに時計のマークから繰り返す日や時刻を決めておけば、決まった時刻に自動で動かせます。

たとえば定時が18時なら17時半にこの確認を入れておき、まだ返していないメールやチャットがないかを確かめてから、パソコンを閉じる。そんな使い方を紹介しています。

メールの中身を表にまとめさせる使い方もあります。ウェブマニアの動画では、Gensparkの「AI受信トレイ」に「今月進行しているプロモーション案件を一覧にまとめてください」と頼み、メールの中から関係するものを拾って表に整理させています。

メールソフトとつなぐときの前提

ここで紹介した使い方は、どれもAIとメールソフトをつないで、AIがメールを読める状態にしてから使うものです。トモミツさんは、つないだからといって勝手に見られるわけではなく、自分で許可した範囲だけだと説明しています。設定の場所は人によって画面が違うので、同じ言葉を探すつもりで見てほしい、とも話しています。

どの範囲まで任せるか、送る前にどこを確かめるかは、メールをAIに書かせて送る前に気をつけることにまとめています。

まとめ

• GmailならGeminiのボタン、OutlookならCopilotに「未読で重要なものを教えて」「返信が必要な受信メールを教えて」と頼み、急いで返すべきメールを選ばせる使い方が紹介されています
• 「@Gmail」やCopilotの「/」で特定の人や件名のメールを呼び出し、要点・やること・対応の優先順位までまとめさせると、探して読む時間が減ると説明されています
• 未読のメールとチャットの確認を、決まった時刻に自動で動かし、返し忘れがないか確かめてから帰る、という使い方も出てきます
• どれもメールソフトとつないで使うもので、AIが読めるのは自分が許可した範囲だけだと説明されています