Copilot メール返信の方法｜Outlookで急ぎのメールを探し、口調と要点を決めて下書きさせる
2026年10月23日·長谷川 桂介
出典：YouTubeの解説動画6本（発信者6人）·動画の確認
毎朝たまるメールの返信に、1通ずつ時間を取られてしまう。言葉づかいに迷って手が止まる。そんなときに、OutlookやCopilotのチャットで、メール探しと返信の下書きを任せるやり方を、評判の解説動画から集めて見比べました。
結論（3行で）
- Copilotには、伝えたい用件を箇条書きで渡し、口調・文字数・入れたい要点を指定して返信の下書きを作らせる使い方が紹介されています。
- Copilotのチャットを「職場」モードにすると、Outlookのメールを呼び出して、クレームの整理から返信の下書きまで続けて頼めます。
- 未読や返信が必要なメールを一覧にさせたり、決まった時刻に自動で確かめさせたりする使い方も出ています。
「この書き方で失礼にならないだろうか」
お客様や目上の人への返信は、1通書くのにも時間がかかります。届いたメールが長かったり、気の重い内容だったりすると、開くこと自体を後回しにしてしまうこともあるのではないでしょうか。
Microsoft 365を使っている会社なら、OutlookやCopilot（コパイロット）のチャットで、メールの下書きをAIに任せられます。この記事では、Copilotでメールを探して返信の下書きを作るやり方を、解説動画から集めて見比べました。
ここで取り上げる動画は2024〜2026年に公開されたもので、半年以上前のものも含みます。画面の見た目や、無料版・有料版で使える機能は、今とは違っている場合があります。
用件だけ渡して、言葉づかいはCopilotに任せる
ひかりのAI大学のひかりさんは、メールの文面に悩む時間をなくす方法として、友達に送るくらいの雑な箇条書きをCopilotに入れるやり方を見せています。「昨日はありがとう」「見積書送るね」「来週また打ち合わせしたい」と書き、その下に「上記を含んで、プロフェッショナルなトーンでビジネスメールにして」と添えるだけです。
「人間は伝えたい用件だけを持っていればいいんです」
件名まで付いた丁寧なメールができる様子が映っています。礼儀の部分はAIに任せ、人は「何を伝えるか」だけを持つ、という考え方です。
口調・文字数・入れたい要点を指定する
SHIFT AIの動画では、「返信メールを書いて」とだけ頼んだ例を、まず悪い例として見せています。口調も長さもばらばらで、結局大きく直すことになるからです。
「ポイントはトーン、文字数、盛り込みたい要点を細かく指定することです」
受け取ったメールの内容をふまえたうえで、望む口調と形で返事を作らせると、敬語が整い、相手への気づかいも入った文になると比べています。「もう少しくだけた感じで」「箇条書きで」と追加で頼めば、すぐに直せるそうです。慣れれば1通あたり30秒から1分ほどで下書きを用意できる、と話しています。
返信がおっくうなメールほど、Outlookの横で下書きさせる
ユースフルのりんたろうさんは、新しいOutlookの右側にあるCopilotのマークから、返信の下書きを作る様子を見せています。「〇〇さんに対する丁寧な返信メールを考えて」と入力し、相手のメール本文を貼り付けて送るだけで、返信案が出てきます。それを返信欄に貼り、少し直せば送れる状態になります。
「おっくうになった時ほど是非生成AIの力を借りていただければと思います」
相手のメールが長くて読む気になれないときなど、最初の一歩が遅れそうなときこそ使うとよい、という話です。
英語のメールにも同じ考え方が使えます。みやっちさんは、Outlookで英文のメールを「日本語に翻訳して」と頼んで見比べ、返信するときはCtrl＋LでCopilotを呼び出し、返したい内容を日本語で伝えて英文を作らせています。
クレームのメールを呼び出し、やることの整理から返信まで
返信の前に、そもそも「どのメールだったか」を探す時間がかかることもあります。ダイさんは、この点を取り上げています。
「この探す時間こそが本当に非効率な作業なんです」
ダイさんの方法は、Copilotのチャットの上にある切り替えを「職場」にして、入力欄に「/」を打つというものです。最近使ったファイルやメールが出てくるので、「クレーム」と入れると該当のメールが見つかり、そのままチャットに入れられます。そこで「このクレーム内容を読み取って対応すべき内容を洗い出して」と頼むと、問題点・相手の要求・優先順位をつけた対応がまとまり、続けて返信メールの下書きも作れる様子が映っています。
「Web」モードでは、メールやTeamsのチャットは呼び出せないので、職場モードにするよう説明しています。
急ぎのメールや、返し忘れを一覧にさせる
PIVOTの動画で若松さんは、OutlookのCopilotで、たくさん届くメールの中から急ぎの内容だけを抜き出したり、何日までにやる仕事があるかを確かめたりできると説明しています。それへの返信の下書きも作ってくれるそうです。
みやっちさんは、Copilotのチャットで「Teamsでメンションされた未読チャットと未読のメールを教えて」と聞き、アプリをまたいで一覧にする様子を見せています。送った指示にカーソルを重ねると時計のマークが出て、繰り返す日や時刻を決められるので、たとえば定時の30分前に自動で確かめさせてからパソコンを閉じる、という使い方を紹介しています。
どの動画でも、できた下書きは人が読んで直してから送る流れになっています。英文の下書きも、みやっちさんは「日本語にして」と頼んで中身を確かめてから送っていました。
運営者の会社でメールの返信をどう回しているかは、AIでメールの返信を下書きする手順にまとめています。
まとめ
- 伝えたい用件だけを箇条書きで渡し、「プロフェッショナルなトーンで」と頼むと、件名つきのビジネスメールにしてくれると紹介されています
- 口調・文字数・入れたい要点を細かく指定すると、直す手間の少ない下書きになります
- Outlookの横のCopilotや、職場モードのチャットからメールを呼び出せば、クレームの整理から返信の下書きまで続けて頼めます
- 未読や返し忘れを一覧にさせ、決まった時刻に自動で確かめさせる使い方もあります。送る前に人が読んで直す流れは、どの動画でも同じです
この記事は、YouTubeで公開されている解説を運営者が見比べ、自分の会社で使うために整理したものです。 教えているのは、それぞれの動画の発信者です。引用した言葉は字幕で確かめ、出典の動画をその場面から再生できるようにしています。 発信者の方とこのサイトは関係がありません。くわしい手順や最新の画面は、出典の動画でご確認ください。
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