メール返信をAIで下書きする頼み方｜用件だけ渡す・口調と長さを決める・聞き返させる、を見比べてまとめました

取引先への返事、お客様へのお詫び、社内への依頼。何を伝えるかは決まっているのに、「お世話になっております」から書き始めて、失礼がないか、言い回しはおかしくないかと考えているうちに、1通に10分、20分とかかってしまう。

メールの返信は、AIに下書きを任せやすい仕事の代表です。ただ、頼み方しだいで、そのまま使える文になるか、結局ほとんど書き直しになるかが分かれます。この記事では、Copilot・Claude・Gensparkなど別々の道具で返信の下書きを作らせている発信者の動画を集めて、頼み方のちがいを見比べました。

取り上げる動画は2025〜2026年に公開されたもので、どれも公開から半年以上たっています。画面の見た目は今と違うことがありますが、頼み方の考え方はそのまま使えます。

用件だけを箇条書きで渡し、言葉づかいはAIに任せる

ひかりのAI大学のひかりさんは、ビジネスメールの作成を、毎日無意識にやっている「感情労働」だと話しています。相手に失礼がないか、言葉づかいは正しいかと、数行のメールに5分も10分も悩む時間のことです。

「人間は伝えたい要件だけを持っていればいいんです」

動画では、Copilotのチャットに、友達にLINEを送るくらいの雑な箇条書きを入れています。「昨日はありがとう」「見積書送るね」「来週また打ち合わせしたい」といった具合です。その下に「上記を含んで、プロフェッショナルなトーンでビジネスメールにして」と書くだけで、件名まで付いた丁寧なメールが返ってきました。

見積書を送りたい、また会いたい、という気持ちだけを人が決めて、それを社会人らしい形に整えるのはAIに任せる、という分け方です。動画はCopilotですが、頼み方そのものは箇条書きと一文の注文だけで、いちばん手軽なやり方です。

口調・長さ・入れたい要点を、先に決めて渡す

SHIFT AI ニュースの動画は、頼み方の良い例と悪い例を並べて見せています。受け取ったメールに「返信メールを書いて」とだけ頼むと、口調も長さもばらばらで、結局大きく直すことになり、時短にならないという説明です。

そこで、受け取ったメールの内容を渡したうえで、口調（トーン）・文字数・盛り込みたい要点の3つを細かく指定しています。並べて比べると、指定しなかったほうは文が長く敬語もあいまいで、指定したほうは敬語が適切で簡潔、相手への気づかいも入った文になっていました。

できた文に対して「もう少しフランクに」「箇条書きを使って」と追加で頼めば、すぐに調整できるとも話しています。慣れれば1通30秒から1分ほどで返信の下書きを用意できるようになる、という感想です。

先の「用件だけ渡す」やり方に、「どんな調子で、どのくらいの長さで」を書き足したもの、と考えると分かりやすいでしょう。

相手のメールを貼って「丁寧な返信を考えて」と頼む

ユースフルのりん太郎さんは、新しいOutlookの右側にあるCopilotを使っています。見積書を作ってほしいというメールを例に、「川島さんに対する丁寧な返信メールを考えて」と入力し、相手のメール本文をコピーして貼り付けています。すると、すぐに返信案ができます。

「あとは微修正をかけてあげればもうすぐに返信できる状態になる」

返信案をコピーして返信欄に貼り、少し直せば送れる、という流れです。りん太郎さんは、返信がおっくうなときや、相手のメールが長くて読む気にならないときのように、最初の一歩が遅れそうなときこそ使う、と話しています。書き始めをAIに任せて、あとは人が直すという使い方です。

Outlookの中での操作や、クレームのメールから返信を作る例は、Copilotでメールの返信をする方法にくわしくまとめています。ChatGPTで相手に合わせて書き分けさせる頼み方は、ChatGPTでメールや報告の下書きを作る方法にあります。

何を書くか決まっていないときは、AIに聞き返させる

ここまでは、伝えたいことが決まっている場合の頼み方です。【さき】のAIでええやん。のさきさんは、まだ頭の中がぼんやりしているときの使い方を見せています。

「社外の取引先に送るメールを書いて」とだけ頼むと、ChatGPTはとりあえず下書きを書いてくれます。同じ頼み方をClaudeにすると、どういう目的のメールか、かための文かくだけた文か、といった選択肢を出して聞き返してきます。

「前提をすり合わせようとしてくれます」

先に前提を合わせるので、あとから「これ違う」と直す指示を入れる手間が減る、という説明です。さきさんは、たたき台を見ながら会話で直していきたいときはGeminiやChatGPT、やりたいことがまだぼんやりしているときはClaude、という使い分けを挙げています。

Claudeでの頼み方は、Claudeで文章やメールを書かせる方法にまとめています。

いくつか案を出させて、選ぶ

1つの下書きを直すのではなく、はじめから何案か出させて選ぶやり方もあります。ウェブマニアの動画では、Gensparkの「AI受信トレイ」という機能を紹介しています。いくつかのメールアドレスをまとめて管理でき、届いたメールの返信ボタンを押すと、AIが中身を読んで返信の候補をいくつか出します。好みの案を選ぶと、その内容で返信の文を考え、下書きに保存してくれる様子が映っています。

「受けるか、断るか」「どこまで書くか」を自分で決めきれないときも、案を並べて見れば選びやすくなります。Gensparkのほかの使い方は、Gensparkで会議メモやメールの返信の下書きを作る方法にあります。

まとめ

• 伝えたい用件を雑な箇条書きで渡し、「プロフェッショナルなトーンでビジネスメールにして」と頼むだけで、件名つきの丁寧なメールになる様子が紹介されています
• 「返信を書いて」だけでは口調も長さもばらばらになるため、口調・文字数・入れたい要点を先に指定し、できた文は「もう少しフランクに」などと追加で直す、という頼み方が出てきます
• 相手のメールを貼って「丁寧な返信を考えて」と頼み、少し直して送るやり方は、返信がおっくうなときの最初の一歩として勧められています
• 何を書くかまだ決まっていないときはClaudeに聞き返させて前提を固める、何案か出させて選ぶ、という使い方もあります