ChatGPTでメールや報告の下書きを作る方法｜状況と目的を書き足して、相手に合わせた文に整えてもらう

返事を書かないといけないメールがたまっている。セミナーに出たけれど、報告をまとめる時間がない。求人を出したいのに、募集文がいつも同じひな形になってしまう。

書くことは頭の中にあるのに、文章に整えるところで手が止まる。こうした「下書き」は、ChatGPTがいちばん得意とする仕事の1つです。この記事では、メールや報告、求人の文章をChatGPTに下書きしてもらうときの頼み方を、解説動画から集めてまとめました。

取り上げる動画は2023〜2025年に公開されたもので、公開から半年以上たっています。画面の見た目は今と違うことがありますが、頼み方の考え方は今もそのまま使えます。

自分の状況と数字を書き足すと、答えが具体的になる

mikimiki web スクールのみきみきさんは、ChatGPTの基本を説明する動画で、頼み方のちがいで答えがどう変わるかを見せています。「Instagramのフォロワーを伸ばす方法」とだけ聞くと、検索すれば出てくるような、当たりさわりのない答えが返ってきます。

「より細かい背景情報をプロンプトとして入力するということです」

そこで「メッセージを編集」のボタンから、何について発信しているか、どのくらいの頻度で投稿しているか、今のフォロワー数、1か月の目標まで書き足して聞き直しています。すると、狙う相手の例や投稿の中身まで、ぐっと具体的な答えになりました。編集する前と後の答えは「1/2」「2/2」の切り替えで見比べられる、とも説明しています。

メールでも同じで、「返事を書いて」だけでなく、相手との関係、伝えたい結論、断るのか受けるのか、といった事情を書き足すほど、手直しの少ない下書きになります。なお、相手の名前や会社名はぼかして頼む、という注意はChatGPTを安全に使う設定と決まりにまとめています。

同じ知らせを、相手に合わせて書き分けてもらう

うすたくさんは、自分のチャンネルの「業務活用事例」の動画で、英文を書き分けさせる使い方を紹介しています。翻訳の道具は速くて便利ですが、言い回しの硬さを選べない、という点を挙げています。

「仕事で使う英語ってトーンがめちゃめちゃ大事です」

例として、自分の会社がスタートアップ向けの支援プログラムに選ばれたという知らせを、①初対面のお客さんへのメール、②親しいお客さんへのメッセージ、③仕事向けのSNSへの投稿、の3通りで書かせています。返ってきた英文は、①はていねいで硬い書き方、②は軽い呼びかけから始まる文、③はみんなに伝えたい気持ちが出た文、と、はっきり書き分けられていました。

英語に限らず、「取引先の社長あて」「社内の部下あて」「お客様への案内」のように、送る相手を指定して何通りか出させれば、そこから選んで直すだけですみます。

役割・目的・手順を書いて、直す点を先に挙げさせる

西崎康平さんのチャンネルでは、社員の方々がAIの使い方を話しています。コピーライターの社員の方は、文章を直してもらうときの指示の書き方を、実際に見せています。

まず「あなたは出版社に勤める敏腕編集者です」と役割を与え、背景と目的を書き、「#編集対象」「#編集方針」と見出しをつけて分けます。そのうえで、いきなり書き直させるのではなく、手順を3つに分けて頼んでいます。

「読んでいて矛盾に感じる点を箇条書きで指摘してください」

①矛盾に感じる点を指摘する、②それを解消する案を出す、③そのうえで方針どおりに書き直す、という順番です。いきなり書き直させると、表面だけを整えた文になりやすいからだそうです。この方は、読みにくい議事録を社長への報告用に整えるときも、何が読みにくいかを先に指摘させ、目的まで伝えれば、ほとんど手直しのいらない文が出ると話しています。

別の社員の方は、考えたキャッチコピーが悪い印象を与えないかをChatGPTに相談しています。「文脈によっては大丈夫だが、この言葉だけを見た人は悪く受け取るかもしれない」と答えてくれるので、第三者の目として使っているそうです。

長い資料を要点にして、報告に添える

PIVOTの動画に出演したうすたくさんは、報告の場面での使い方を挙げています。出たセミナーの資料をChatGPTに入れて、大事なところだけを箇条書きにさせ、「主な内容は以下の通りでした」と添えて上司に渡す、というものです。100枚ほどの資料をただ添付して終わりにするより、ずっと気の利いた報告になると話しています。

「AIを使えばちょっとした気遣いとかができたりする」

自分の講演を録画して送るときにも、何分からどの話をしているかという目次を付けて送るそうです。これまでは時間がなくてできなかったひと手間を、AIで足せる、という考え方です。

毎日のようにくり返す頼みごと（英訳やていねいなメール文など）を、決まった指示を覚えさせたChatGPTにしておく使い方も、同じ動画で紹介されています。くわしくはくり返しの仕事を型にして任せる方法にまとめています。

求人の募集文のたたき台を作る

採用の文章にも使えます。中小企業の収益力改善を支援している武川俊幸さんは、応募が集まらない金属加工の会社を訪ねたときの話をしています。近くの同業の募集文を比べると、ひな形どおりで、会社の特徴を書いていないものが多かったそうです。

そこで、会社の特徴と、どんな人が欲しいかを、それぞれ3つほど箇条書きにして、「求人媒体に載せる文章を作って」とChatGPTに頼んでみました。その会社は、1人の担当者が図面を受け取ってから仕上げまで一貫して受け持つ、という特徴を持っていて、それをそのまま伝えています。

「そのまま広告に出してもいいかなというような文章が返ってきて」

採用の心得がある人が少し手直しすれば、最初のひな形を作る時間はかなり短くできる、という感想です（2023年の動画です）。

脱・机上論の柳岡亮さんも、仕事の中身・待遇・給料などの条件を入れ、過去に応募の反応がよかった原稿をもとに、よい書き方と組み立てを出してもらう方法を紹介しています。「未経験者歓迎」「年間休日120日」のような具体的な言葉を入れ、狙う人に合わせて文の調子も変えられると説明しています。

運営者の会社での手順は、メールの返信をAIで下書きする方法と採用の作業をAIで減らす方法にまとめています。

まとめ

• ChatGPTに文章を頼むときは、自分の状況・数字・相手・目的を書き足すほど、具体的で手直しの少ない下書きになると紹介されています
• 同じ知らせを、初対面の相手・親しい相手・SNSの投稿のように書き分けさせると、言い回しの硬さを選べます
• 役割・目的・手順を分けて書き、直す点を先に指摘させてから書き直させると、表面だけを整えた文になりにくい、というやり方が出てきます
• 長い資料を要点の箇条書きにして報告に添える、会社の特徴と欲しい人を3つずつ書いて求人の募集文のたたき台を作る、といった使い方も見せています