ChatGPTでくり返しの仕事を型にして任せる方法｜GPTs・カスタム指示・プロジェクト・タスクで、毎回の指示と準備を省く

「この文を英語にして。余計な説明はいらないから、そのまま送れる文だけで」

ChatGPTに頼むたびに、同じ前置きを書いていないでしょうか。毎回同じ資料を貼り、同じ直しを頼む。1回ずつは小さな手間でも、毎日となると積み重なります。

ChatGPTには、決まった頼み方や資料を覚えさせておく機能がいくつかあります。この記事では、GPTs、カスタム指示、プロジェクト、定時に動かす機能を使って、くり返しの仕事を「型」にして任せるやり方を、解説動画から集めてまとめました。機能の名前や使えるプランは、動画の公開時点のものです。

毎日くり返す頼みごとは、GPTsにしておく

PIVOTの動画に出演したうすたくさんは、英訳を例にGPTsを作って見せています。毎回「英語に直して。余計なことは言わず、そのまま貼れる文だけ」と書くのは面倒なので、その内容をGPTsに書いておく、というものです。作ったあとは、日本語の文を入れるだけで、そのまま送れる英文が返ってきます。

うすたくさんは、GPTsに書いた指示は難しいものではない、と強調しています。

「大事なのは自分自身がやりたいことを言語化することです」

ていねいなメール文やクレーム対応の文など、毎日出てくる仕事に向くと話しています。動画の公開時点では、GPTsを自分で作るには有料のPlus以上が必要で、無料の人は他人が作ったGPTsを使うことだけができる、と説明しています。

チャエン【AI研究所】のチャエンさんは、もう一歩進めた使い方を見せています。自分のSNSの投稿を3か月分ほど取り出してChatGPTに読ませ、どんな切り口の投稿が伸びたかを分類させます。その結果をもとにした指示文を、自分用のチャットボットに入れておくそうです。

「スクリーンショット貼るだけで投稿を作れます」

指示文そのものもAIに作らせている、と話しています。自社の過去のよい例を読ませて型を取り出し、それを覚えさせておく、という考え方は、ほかの文章にも使えそうです。

長い指示は、カスタム指示に「合言葉」で登録する

本気AI(MAJI AI)の動画では、ChatGPTの「カスタム指示」（どの会話にも共通して効く設定）を使った、辞書登録のような使い方を紹介しています。左上のメニューから自分の名前を押し、パーソナライズのカスタム指示を開いて、「『ファクトチェック』と入力されたら、以下のプロンプトを実行して」と書き、その下に長い指示文を貼っておきます。以後は「ファクトチェック」と打つだけで、同じ長い指示が動きます。

「普段あまり使わない単語で登録することです」

たとえば「チェック」で登録すると、自分のメール文を見てもらおうとしただけで、思わぬ指示が動いてしまうからだそうです。

資料と前提は「プロジェクト」に入れておく

同じ動画では、「プロジェクト」機能も紹介しています。プロジェクトを作り、目的や前提を指示として書いておき、過去の企画書や調査のPDFなどを入れておくと、そのプロジェクトの中の会話だけで、資料をふまえて答えてくれます。

カスタム指示との違いについては、カスタム指示はすべての会話に効いてしまうのに対し、プロジェクトに入れた情報はそのプロジェクトの中だけで使われる、と説明しています。チームで共有すれば、メンバーが毎回資料を渡す手間もなくなります。ただし、古い情報のままだと間違いを出し続けるので、資料はいつも新しくしておくよう注意しています。

あいまるさんは、「ChatGPT Work」（パソコンのフォルダとつないで仕事を任せる使い方。動画の公開時点の名前）で、直してもらった内容をファイルに残させるやり方を見せています。「今後も同じようにまとめてほしいので、この内容をファイルに保存して」と頼むと、次からそのファイルを読んでから作業を始めるそうです。

「いわばAIへの引き継ぎメモです」

新しい会話で短く頼んでも、前に直した形で仕上がってきた、と見せています。いきなり丸投げせず、最初は細かく見て直し、よくなった内容を書き留めてもらう。これをくり返すと任せられる範囲が広がる、という新人の育て方と同じ考え方です。

決まった時間に、自動で動かす

型ができたら、決まった時間に動かすこともできます。チャエンさんは、ChatGPTの「タスク」機能で、毎朝決まった時間にAIのニュースを5本、見出し・あらまし・気づきと投稿の案をつけて届けさせています。どれを投稿するかは自分で選ぶ形にしているそうです。

本気AIの動画では、ChatGPTの設定の「アプリとコネクター」からメールとカレンダーをつなぐ使い方も紹介しています。「今日の会議の予定と、会議に関係するメールをまとめて」と頼めば、予定と過去のやり取りを一度に確かめられます。さらに「今日の予定や届いているメールを見て、よい仕事ができるよう3つ助言を」と毎朝届くようにしておけば、商談の準備リストなどを受け取れる、と説明しています（動画の公開時点では、つないだメールやカレンダーは読み取りだけでした）。

あいまるさんは、ChatGPT Workのスケジュール機能に「毎朝9時に24時間以内のAIニュースを確かめてメモとパワーポイントの資料を作り、Gmailで送って」と設定する様子を見せています。Gmailをつなげば、作った資料を添付したメールの下書きまで作らせることもでき、送る前には宛先や添付を確かめて許可を求めてきました。そのうえで、こう注意しています。

「最初から重要な作業を任せるのではなく」

スケジュール機能は自分が見ていないところでも動くので、まずは読み取り中心の仕事や、決まったフォルダの中だけで終わる軽い仕事から試し、慣れてから広げる、という順番です。外のサービスとつなぐときの注意は、ChatGPTを安全に使う設定と決まりもあわせてご覧ください。

まとめ

• 毎日くり返す頼みごとはGPTsにしておくと、文を入れるだけで同じ形の答えが返ってきます。指示は難しい言葉ではなく、やりたいことをそのまま書けばよいと紹介されています
• 長い指示はカスタム指示に、普段使わない合言葉で登録すると、一言で呼び出せます
• 資料と前提はプロジェクトに入れておくと、そのプロジェクトの中だけで資料をふまえて答えてくれます。直した内容をファイルに残させ、次から同じ形で仕上げてもらうやり方もあります
• タスク機能やスケジュールで毎朝ニュースや助言を届けさせる使い方もありますが、最初は読み取り中心の軽い仕事から試すよう勧められています