メールをAIに書かせて送る前に気をつけること｜名前はぼかして頼む・最初は下書きで止める・最後は人が読む、を見比べ

AIに返信の下書きを任せるようになると、別の心配が出てきます。お客様の名前や取引の中身を、そのままAIに入れてよいのか。AIが書いた文を、そのまま送って失礼にならないか。メールソフトとつないだら、勝手に送られてしまわないか。

返信を速くするのは大事ですが、1通の誤送信や失礼なメールで、それまでの信用をなくしては元も子もありません。この記事では、AIでメールを書くときの気をつけ方を、別々の道具を使っている発信者の動画から集めて見比べました。

名前や会社名はぼかして頼み、あとで書き換える

埼玉スマホ教室の吉田さんは、ChatGPTやGeminiで返信を考えてもらうときの頼み方を見せています。相手の名前や詳しい事情をそのまま書くのではなく、名前をぼかして頼む、というものです。

「Aさんへの返信を考えてという風に名前などをぼかして」

こう頼むと、AIは「Aさん、お世話になっております」のように、名前をぼかしたまま文を作ります。送る前に、自分で「Aさん」の部分を本当の名前に書き換えます。会社名も「株式会社〇〇」と入れるのではなく、「取引先」のように一般化しておくと、AIを使ううえでの安全性が上がる、と説明しています。

ひかりのAI大学のひかりさんも、Excelでお礼のメールを作る場面で同じ注意をしています。お客様の名前や電話番号をそのままGeminiに貼り付けて「これでメールを作って」と頼むのは避ける、という話です。

「構造だけを伝えるのがプロの安全な使い方です」

「A列に社名、B列に商品名」のように表の形だけを伝えて、メールを作る数式を書かせれば、個人の情報を渡さずに便利な道具だけを持ち帰れる、という考え方です。

AIに入れた内容を学習に使わせない設定については、ChatGPTを安全に使う方法とGeminiの安全な使い方と設定にまとめています。

AIの文は「8割の下書き」と考え、最後は人が読む

ひかりさんは同じ動画で、実際に届いたメールを例に挙げています。会社名は隠していますが、「〇〇株式会社のまるまると申します」と、名乗る部分が「まるまる」のまま届いたそうです。AIに文を書かせて、確認しないまま送ってしまったのだろう、という話です。受け取った側は、この会社は大丈夫かなと思ってしまいます。

「あくまでAIを使うのは8割程度の下書きの作成として使うんです」

残りの2割で、文の確認をしたり、気持ちを込めたりと、人にしかできない作業を必ずやる、という使い分けを勧めています。先の「Aさん」とぼかす頼み方は、書き換えを忘れると、このような失敗につながります。送る前に、ぼかした部分が残っていないかを読むことが欠かせません。

英語のメールでは、書かれた中身が合っているかを確かめにくくなります。事業者のClaude Code・Codex活用術のみやっちさんは、OutlookのCopilotに返したい内容を日本語で伝えて英文の返信を作らせたあと、その下書きをCopilotに「日本語にして」と頼んで訳させ、中身を確かめてから返信しています。

メールソフトとつなぐなら、最初は下書きで止める

GmailやOutlookとAIをつなぐと、AIが下書きを作るだけでなく、送るところまで任せられる道具も出てきています。あいまるさんは、ChatGPTの「ChatGPT Work」にGmailをつなぎ、作ったメモとスライドを添付した報告のメールを作らせる様子を見せています。AIは宛先や添付ファイルに間違いがないかを確かめたうえで、実行してよいかの許可を求めてきて、Gmailに下書きができました。

「最初のうちは送信まで自動で行わせず下書き作成までにとめておくと安心です」

あいまるさんによると、外の道具とつなぐときには、どこまでの操作を許すかの確認画面が出ます。読み取りだけ、下書きの作成だけ、送信まで、といった選び方で、慣れてきたら少しずつ任せる範囲を広げていけばよい、と説明しています。画面や選べる範囲は、動画の公開時点（2026年8月）のものです。

みやっちさんが見せていた「日本語にして確かめる」やり方も、ひかりさんの「最後の2割は人がやる」という話も、送る前に人が目を通すことが前提です。下書きで止めておけば、その時間を仕組みの中に残しておけます。

AIに日程調整や返信をどこまで任せるかの例は、メールの返信と日程調整をAI秘書に任せる方法にまとめています。会社でAIを使い始めるときの決め方は、ChatGPTを安全に使う方法の後半で取り上げています。

まとめ

• 相手の名前や会社名はそのまま入れず、「Aさん」「取引先」のようにぼかして頼み、送る前に自分で書き換えるやり方が紹介されています。表を使うときは、中身ではなく表の形だけを伝える方法もあります
• AIの文は8割ほどの下書きで、残りの確認と気持ちを込める部分は人がやる、という線引きが出てきます。名前の部分が「まるまる」のまま届いた例も挙げられています
• 英語のメールは、作らせた英文をもう一度日本語に訳させて、中身を確かめてから送るやり方があります
• メールソフトとつなぐときは、任せる範囲を選ぶ画面が出るので、最初は送信まで任せず下書きの作成までにしておくと安心だと説明されています