AIに入れてはいけない情報の決め方｜社内の情報を3つに分ける線引きと、名前・数字の伏せ方、学習を止める設定

「社員がAIに何を入れているのか、正直よく分からない」

便利だと聞いて社員が使い始めた。でも、お客様の名前や見積もりの数字を、そのまま貼り付けていないだろうか。心配だからと「AIは禁止」にすると、今度は誰も使わなくなり、ほかの会社に後れをとります。

この記事では、AIに入れてよい情報と入れない情報をどう分けるか、入れるときにどう伏せるかを、ツールをまたいで動画から集めて見比べました。ChatGPTやGeminiの設定画面の細かい手順は、ツール別の記事にまとめています。取り上げる動画は2025〜2026年に公開されたもので、設定の画面や会社向けの契約の中身は動画の公開時点の話です。

入れたものは「外に渡した」と考える

スマホの使い方を教えている株式会社コアコンシェルの動画では、まず土台の考え方として、AIに入れた文章はネットを通じて相手の会社のサーバーに送られ、そこで処理されて答えが返ってくる、というしくみを説明しています。そのうえで、入れてはいけないものとして、個人情報、顔写真や身分証の画像、IDやパスワード、カードや銀行口座の情報、会社の機密、他人の個人情報を挙げています。

会計の現場の話でも、同じ線引きが出てきます。テレ東BIZの番組で、帝京大学の山矢さんは、AIに上げた情報はあとで別の目的に使われることがあるので、使われて困る情報、たとえば顧客情報や税務情報は上げるべきではない、という線引きを示しています。

社内の情報を3つに分け、最初はきつめに線を引く

では、社内のファイルは全部だめなのか。会社でAIを入れる手順を解説しているいまにゅのAIプログラミング塾のいまにゅさんは、社内の情報を3つに分けて考えるやり方を紹介しています。

1. 試しやすい情報：すでに公開している資料や、架空のサンプルデータ。入れても安全なもの
2. 許可を決める情報：社内のファイル。一律にOKかNGかではなく、この業務のこの種類のファイルなら使ってよい、と会社として決めていくもの
3. 最初は外す情報：個人情報、パスワードなどの秘密、実際の顧客データ

この線は最初はきつめにしておき、様子を見ながら少しずつゆるめていく、という進め方です。いまにゅさんは、これは法律上の分け方ではなく、自社で試すときの線引きだと断っています。

あわせて、会社向けの契約で「学習に使われない」となっていても、それで安心しきらないよう話しています。

「学習に使われるかどうかは確認することの1つ目でしかない」

学習とは別に、入れた内容や会話がどこに残るのか、どうやって消せるのか、誰が見られるのかも確かめておく必要がある、という指摘です。ひかりのAI大学のひかりさんも、有料版のGoogle Workspaceでは顧客のデータが学習に使われないとGoogleが明言していることを紹介したうえで、こう添えています。

「これは絶対に安全を保証するものではありません」

名前・会社名・数字は、伏せても話は通じる

入れない情報を決めると、「それではAIで仕事にならない」と感じるかもしれません。ここで多くの発信者が紹介しているのが、中身を伏せて頼むやり方です。

埼玉スマホ教室の吉田さんは、メールの返信を考えてもらうときの頼み方を見せています。

「名前などをぼかしてAIに指示をする」

「Aさんへの返信を考えて」と頼めば、AIは名前を伏せたまま文を作ります。送る前に自分で本当の名前に書き換えればよく、会社名も正式な社名ではなく「取引先」のように一般化しておく、という説明です。

コアコンシェルの動画でも、ダミー（作りもの）の情報を使ったり、数字や固有名詞をぼかしたりする工夫を勧めています。

「文脈さえあっていればAIは正しく分析できます」

表のデータを扱うときは、もう一歩進んだやり方があります。ひかりさんは別の動画で、顧客名・商品名・決まったことが並んだExcelから、お礼メールの本文を自動で作る関数をGeminiに書かせています。このとき、お客様の名前や電話番号を貼るのではなく、表の形だけを伝えています。

「A列に名前があるよという構造だけを伝えるのがプロの安全な使い方です」

A列に社名、B列に商品名、C列に内容、と伝えれば、個人情報は渡さずに、使える数式だけを持ち帰れる、という考え方です。顧客データを分析したいときも、名前・電話番号・メールアドレスなど個人が分かる所を消し、社員のデータは名前を伏せ、社外秘のプロジェクト名は別の言葉に置き換えてから貼るよう、ひかりさんは話しています。

各AIの「学習に使わせない」設定は、ツールごとに確かめる

入れ方の工夫と合わせて、どの動画でも出てくるのが、会話をAIの学習に使わせない設定です。ChatGPTは「データコントロール」、Geminiは「Geminiアプリ アクティビティ」、Grokも設定の「データコントロール」で切り替えられると紹介されています。履歴に残さない「一時チャット」を用意しているAIもあります。

ただ、設定の場所や、一時チャットでも何日分は保存されるか、といった細かい点はAIごとに違い、画面もよく変わります。手順は次の記事にまとめています。

• ChatGPTを安全に使う方法
• Geminiの安全な使い方と設定
• Grokの安全な使い方

会社として決めておきたいのは、「どのAIを使ってよいか」と「そのAIでどの設定にしておくか」をそろえることです。社員それぞれが別のAIを、別の設定で使っている状態だと、線引きを決めても守られているかが分かりません。

まとめ

• AIに入れた内容は、相手の会社のサーバーに送られる、つまり外に渡したと考えるのが土台だと説明されています
• 社内の情報を「試してよい」「業務ごとに許可を決める」「最初は入れない」の3つに分け、最初はきつめに線を引いて少しずつゆるめる進め方が紹介されています
• 学習に使われない設定や有料の契約でも、保存される場所・消し方・見られる人まで確かめ、「絶対に安全」とは考えないよう注意されています
• 名前はAさん、会社名は取引先、表は列の形だけ伝える、といった伏せ方なら、中身を渡さずにAIを使えるというやり方がくり返し出てきます
• 運営者の会社でのルールの作り方は、社員にAIを使わせる前に決める社内ルールにまとめています