文字起こしから要点と宿題を出す頼み方｜「要約して」で終わらせず、議事録の形と会社の前提をAIに渡す方法

会議の録音を文字にするところまでは、AIでずいぶん楽になりました。ところが、その文字起こしをAIに渡して「まとめて」と頼むと、どこか他人ごとのような、ぼんやりした要約が返ってくる。結局、何が決まって誰が何をやるのかは、自分で読み直して書き出している。そんな声をよく聞きます。

この記事では、文字起こしから「決まったこと」と「宿題」をはっきり出させる頼み方を、使っているAIの違いをこえて、解説動画から集めて見比べました。録音の残し方は会議の録音を残す道具の選び方で取り上げています。

なお、紹介する画面や機能は、それぞれの動画の公開時点のものです。

「要約して」ではなく、議事録の形を指定する

SHIFT AI ニュースの動画では、Copilotに会議の内容を「要約して」とだけ頼んだ悪い例と、形を指定して頼んだ例を並べて見せています。丸投げすると、あいまいで議事録として使えないまとめしか出てこない、という説明です。

「ポイントは構造を指示することです」

発言者ごとの整理、決定事項、アクションアイテム（だれが何をするか）の一覧。こうした欄を指定すると、同じCopilotでもまるで違う議事録になる様子が映っています。

ユースフルのはじめさんも、Teamsの文字起こしを無料のCopilotに渡す手順の中で、同じことを見せています。最初は「議事録を作成して」と簡単に頼み、次に、議事録に入れてほしい内容を細かく書いた指示で作り直すと、決定事項やアクションアイテムの欄が入った議事録になっていました。そのうえで、入れる項目はこう考えるとよいと話しています。

「皆さんの会社ごとにルールがあるかなと思います」

つまり、指示に書く欄は、会社でふだん使っている議事録の項目に合わせて変えればよい、ということです。

「何の会議か」を一文足して、聞き間違いを減らす

形を決めても、人の名前や社内の言葉が間違っていると、そのままでは配れません。あいまるさんは、Geminiに音声ファイルを渡して文字起こしを頼むときの工夫を紹介しています。

「ここに1行加えるだけで精度が大きく変わります」

足すのは、「なお音声の内容は、社内の〇〇プロジェクトに関する打ち合わせです」のような一文です。〇〇には、仕事の中身や取引先の名前、何のための会議かを入れます。これだけで、AIが話の流れをつかみ、人の名前や専門用語の間違いがかなり減ったと話しています。

本気AIの動画は、この考えをもう一歩進めています。録音をそのまま渡すだけでは良い議事録にならず、会社の事業の概要、組織図、これまでに決まったことといった前提を一緒に渡すことが大事だ、という説明です。AIをこうたとえています。

「今日入社したばかりの超優秀な新人」

社内の言葉も経緯も知らない新人に、録音だけ渡して「いい感じにまとめて」と頼むのは無理がある、ということです。動画では、その前提の資料をNotebookLMに「会社情報ノートブック」としてまとめておく方法を紹介しています。

宿題は「数字と期限」まで出させる

宿題（次にやること）は、だれが・何を・いつまでに、がそろって初めて役に立ちます。

トモミツさんは、Geminiの「@ドライブ」で6月の会議の議事録を探させ、要点を3つ、最後に次にやることを1つだけ出させる頼み方を見せています。出てきたまとめが広すぎるときは、範囲をしぼって頼み直す、という続け方です。

「数字と期限があれば必ず入れて」

一度で完ぺきな指示を書こうとせず、出てきたものを見て「期限を入れて」「もっと短く」と足していく使い方です。

ワタナベカズマサさんは、PLAUDの録音機の「カスタム生成」で、自分の立場や欲しい要約の形を前もって書いておける機能を紹介しています。営業向けのやること、チーム向けの意見、経営層向けの戦略の概要というように、同じ会議から、読む人ごとに違う切り口のまとめを作れると説明しています。

社長に上げる議事録と、現場に配る宿題の一覧を、別々に作り分けるような使い方ができる、ということです。

毎回の指示は、自分専用のAIやテンプレートに入れておく

議事録の形や前提を毎回書くのは手間です。そこで、指示を道具の中に入れておく工夫が、どの道具の動画にも出てきます。

SHIFT AI ニュースの別の動画では、GeminiのGemに議事録用の指示を入れておき、会議の録音ファイルを入れて送るだけで、話した人ごとの発言・要点・決定事項・次の行動に分けた議事録を出しています。指示には、「えー」「あの」を取り除く、声の違いで話した人を分ける、といった工夫が入っているそうです。

録音機の側にも、同じ考え方があります。PLAUDを紹介する堀江貴文さんのチャンネルの動画では、会社の議事録の書式を自作のテンプレートとして入れておけば、その形に合わせて要約してくれると説明しています。

Gemで型にする手順はGeminiで議事録を作る方法、PLAUDのテンプレートはPLAUDで議事録を作る方法、Teamsの文字起こしから作る手順はCopilotで議事録を作る方法にくわしくまとめています。

まとめ

• 「要約して」と丸投げせず、決定事項・アクションアイテムなど、議事録の形を指定して頼む方法が、どの道具の動画でも紹介されています。欄は会社の議事録の項目に合わせて変えればよい、という説明です
• 「何の会議か」を一文足したり、会社の前提の資料を一緒に渡したりすると、人の名前や社内の言葉の間違いが減ると話されています
• 宿題は「数字と期限を入れて」と足して頼み、読む人ごとに切り口を変えたまとめを作る使い方も出てきます
• 毎回の指示は、GeminiのGemや録音機のテンプレートに入れておき、録音を渡すだけにする工夫が紹介されています