議事録を社内で共有する方法｜会議のあとすぐ配り、1か所にためて、図や次の仕事にまでつなげるAIの使い方

議事録を作っても、配るのは翌日、翌々日。そのころには、参加した人も中身を忘れかけている。共有フォルダやメール、手元のメモに散らばって、あとから探しても見つからない。「議事録はあるのに、だれも読んでいない」ということはないでしょうか。

議事録は、作るだけでは仕事が前に進みません。この記事では、AIで作った議事録を社内で回すやり方を、すぐ配る、1か所にためる、伝わる形にする、次の仕事につなげる、の順に、解説動画から集めて見比べました。

なお、紹介する画面や機能は、それぞれの動画の公開時点のものです。2024年以前に公開された動画も含まれます。

会議が終わったら、すぐ配る

越川慎司さんは、議事録をすぐ共有することを、仕事の信頼の話として説明しています。

「信頼って言動一致で起きるんですよ」

会議の最後に「後で共有します」と言ったなら、それを本当にすぐやれるかが大事だ、という話です。越川さんが紹介する調べでは、1時間の会議の議事録を仕上げるのに平均2.1時間かかっていたそうです。この時間を縮めて、さっと要約を出せれば、相手の期待をこえて信頼を積み上げられる、とまとめています。動画では、PLAUDの録音機で録った会議から、要点・メールの文・やることを分けて出させる使い方を見せています（PLAUDで議事録を作る方法）。

一方で、みやっちさんは、そもそもWordの議事録をいつも作る必要があるのか、という問いを投げかけています。社内の決まりで議事録を残すことになっている会議や、取締役会のように法律で議事録の保管が求められる会議は別として、それ以外はTeamsの自動の要約をメンバーに共有するだけでよいのでは、という考えです。録画を見たり、Copilotに気になるところを聞いたりできるほうが、会議の中身をつかめるのでは、と話しています。

きちんとした議事録が要る会議と、要約を配れば足りる会議を分けておくと、すぐ配ることがぐっと楽になります。

結論を一番上に、背景は元の発言で確かめてもらう

議事録を配る形にも工夫があります。ウェブ解析士協会のセミナー動画（2022年公開）では、スマート書記（今のOtolio）の議事録を、Wordで書き出して渡すほかに、URLで共有して見てもらうやり方を紹介しています。

決定事項や宿題に札を付けておくと、自動で一番上にまとまります。結論だけ知りたい人は上だけ見ればよく、なぜそう決まったのか知りたい人は、該当する場面の発言を音声で確かめられる、という説明です。会議に出ていない人が、背景が分からないまま仕事を進めてしまうのを防げる、と話しています。

議事録を1か所にためて、一覧で見る

PIVOTの動画に出ているNotionの西さんは、議事録が会社の中で散らばっている問題を挙げています。手元のメモ、メール、スライドと、人によって取り方がばらばらだという指摘です。

「1箇所に集めること自体にあの価値はあるんですね」

そのうえで、各チームの議事録をNotionのデータベース（一覧表）に集め、「要約」と「次にやること」の欄をAIに埋めさせる様子を見せています。幹部は、議事録を一つずつ開かなくても、各チームが何を話したかを一覧でつかめる、という使い方です（Notion AIで議事録を作る方法）。

ためた議事録は、あとから探す場面でも役に立ちます。トモミツさんは、Geminiに「@ドライブ」を付けて「6月の会議の議事録を探して、要点を3つ」と頼み、探す・読む・まとめるを一度に済ませる例を見せています。

文字だらけの議事録を、図や社内の記事にする

議事録が長いと、それだけで読む気がなくなります。本気AIの動画では、Googleドキュメントに保存した議事録をNotebookLMに入れ、「インフォグラフィック」のボタンで、決定事項や次の行動がひと目で分かる図にしています。

「会議にいなかった人への共有もスムーズですし」

元の議事録はGoogleドキュメントにしておくと、あとで直すのが楽だとも話しています。

#usutaku_channelの動画に出ているKureshimaさんの会社では、会議の文字起こしをNotionのページに貼り、その中身から、社内で共有する知恵の記事を作っているそうです。

「会議終わったら10分以内にナレッジの記事がもう作られてる」

記事を登録するとSlackに通知が飛ぶので、作ったことをわざわざ伝えなくても社内に届く、という仕組みです。

議事録から、次の仕事の下書きまで作らせる

議事録の先にある「次の仕事」まで、AIに任せる例も出てきます。

しごおもTVでは、MicrosoftのAIの助手であるCopilot Coworkに商談のメモを渡し、行動計画をWordに、提案書をPowerPointにまとめ、部下とのフォローアップの会議の設定まで頼む様子を見せています。途中で、会議の日時などを聞き返してくる場面も映っています。商談メモの代わりに、Teams会議の録画を使うこともできると話しています。

議事録が「読んで終わり」の書類ではなく、次の仕事の材料になっている使い方です。Copilotでの議事録づくりはCopilotで議事録を作る方法で取り上げています。

まとめ

• 会議のあとすぐ議事録を配ることが、相手の信頼につながるという話が出てきます。きちんとした議事録が要る会議と、自動の要約を配れば足りる会議を分ける考え方も紹介されています
• 決定事項を一番上にまとめ、背景は元の発言で確かめてもらう配り方や、議事録を1か所にためてAIに一覧を作らせる使い方が見せられています
• 文字だらけの議事録を図にしたり、社内の記事にしてチャットに流したりして、会議に出ていない人にも届ける工夫があります
• 議事録から行動計画や提案書の下書きまで作らせる、次の仕事につなげる使い方も出てきています