社内文書と会議に使えるAIプロンプト集｜議事録・社内通知・手順書・アジェンダの頼み方10選【コピーして使える】

この頼み方集の使い方

下の文面は、そのままChatGPTやClaudeに貼り付けて使えます。【　】の中だけを書き換えてください。会議のメモや文字起こしを貼るときは、お客様の名前、社員の評価や給与、取引先から預かった情報などを先に消しておきます。AIは分からないところをもっともらしく埋めることがあるので、「書いていないことは足さない」と頼んだうえで、できあがった文書は必ず読んで直してください。就業規則などの決まりごとに関わる文書は、専門家に確かめる前提で使います。

1. 会議のメモから議事録を作ってもらう

会議中に取った走り書きのメモや、録音を文字にしたものから議事録を作ります。

次は会議のメモです。これを議事録にしてください。

・会議の名前と日付：【営業定例 2026年10月18日】
・出た人：【役割で書く。例：社長、営業2人、事務1人】

形：
1. 決まったこと
2. 決まらなかったこと（次に持ち越し）
3. 宿題（誰が・何を・いつまでに）
4. 話し合いの要点（3〜5行）

メモに書いていないことは足さないでください。誰の発言か分からないところは「不明」と書いてください。

【ここにメモを貼る】

うまく使うコツ：「決まったこと」を一番上に置くのがポイントです。会議に出ていない人も、最初の数行だけ読めば分かります。

2. 長い議事録から、宿題だけを抜き出してもらう

議事録が長く、結局誰が何をやるのかが分からないときに使います。

次の議事録から、宿題だけを抜き出して表にしてください。

列：担当／やること／締切／状態（議事録から分かる場合）

締切が書かれていないものは「締切なし」と書いてください。
担当が決まっていないものは、表の下に別にまとめてください。

【ここに議事録を貼る】

うまく使うコツ：「担当が決まっていないもの」を別に出させると、やりっぱなしになりそうな話がすぐに見つかります。

3. 会議のアジェンダを作ってもらう

会議がだらだらと長くなりがちなときに、先に流れを決めておきます。

次の会議のアジェンダを作ってください。

・会議の目的：【来期の販売計画の方向を決める】
・時間：【60分】
・出る人：【社長、営業2人、製造の責任者1人】
・話したいこと：【ここに思いつくまま書く】

・話す順番と、それぞれの時間を決めてください
・それぞれの議題で「決めること」なのか「意見を聞くこと」なのかを書いてください
・事前に読んでおいてほしい資料があれば、その旨を書く欄を作ってください

うまく使うコツ：「決めること」と「意見を聞くこと」を分けておくと、会議の最後に何も決まらないということが減ります。

4. 社内のお知らせを書いてもらう

制度の変更や行事の案内などを、社員に分かりやすく伝えたいときに使います。

社員向けのお知らせを書いてください。

・伝えること：【来月から、予定の管理をGoogleカレンダーに切り替える】
・社員にしてほしいこと：【11月中に、自分の予定を新しいカレンダーに入れておく】
・困ったときの連絡先：【総務の担当】

・最初の2行で「何が・いつから・何をしてほしいか」が分かるように
・パソコンが苦手な人も読めるように、やさしい言葉で
・全体で400字ほど

うまく使うコツ：最初の2行だけで用件が分かるようにすると、最後まで読まない人にも伝わります。うちで実際に進めている予定の切り替えは移行計画の記事に書きました。

5. 作業のメモから手順書の下書きを作ってもらう

社員が仕事をしながら書いたメモを、ほかの人でも同じ作業ができる手順書にします。

次のメモは、申込書の処理をした担当者のメモです。
初めてこの仕事をする人が、これだけを読んで同じ作業ができる手順書にしてください。

・番号つきの手順にする
・迷いやすいところには「注意」を付ける
・メモに書いていないことは推測で足さず、「確認が必要」と書く

【ここにメモを貼る】

うまく使うコツ：この文面は手順書をNotionに集める計画の記事で紹介したものです。最後の1行で、分からないところを分からないと書かせ、担当者に確かめてもらいます。

6. 手順書を、初めての人の目で見直してもらう

できあがった手順書に、抜けや分かりにくいところがないかを確かめます。

次の手順書を、この仕事を初めてする人の立場で読んでください。

【ここに手順書を貼る】

・この手順書だけでは作業が止まってしまいそうなところを挙げてください
・説明なしで使われている言葉や、社内でしか通じない言葉を挙げてください
・手順の順番がおかしそうなところがあれば教えてください

うまく使うコツ：社内でしか通じない言葉は、書いている本人には気づきにくいものです。ここをAIに見つけてもらうと、新しい人への引き継ぎが楽になります。

7. 社長の話し言葉を、そのまま文章にしてもらう

朝礼や年始のあいさつなどで話したいことを、話し言葉のまま書き出して整えてもらいます。

次は、社員に向けて話したいことを、思いつくまま話し言葉で書いたものです。
これを、3分で話せる原稿にしてください。

・私の言葉づかいをなるべく残してください
・言いたいことを1つに絞り、最初と最後で同じことを言う形に
・きれいすぎる言い回しや、大げさな言葉は使わないでください

【ここに話したいことを貼る】

うまく使うコツ：スマホの音声入力で話したものをそのまま貼れば十分です。「私の言葉づかいを残して」と入れておかないと、誰が話しても同じような原稿になります。

8. 長い文書を3行にまとめてもらう

社内の報告書や回ってきた資料を、まずざっとつかみたいときに使います。

次の文章を、社長が10秒で判断できるように3行でまとめてください。
最後に「私が返事をするべきこと」があれば1つだけ書いてください。

【ここに文章を貼る】

うまく使うコツ：この文面はChatGPTとClaudeの選び方の記事で紹介したものです。社内の文書でも、外に出せない部分は消してから貼ってください。

9. 社内のルールの文章を、読みやすく直してもらう

昔作った社内のルールや決まりの文章が、読みにくくなっているときに使います。

次は、社内のルールの文章です。中身は変えずに、読みやすく直してください。

・1文を短く
・箇条書きにできるところは箇条書きに
・意味が2通りに取れるところは、直さずに印を付けて、どう取れるかを書いてください

【ここにルールの文章を貼る】

うまく使うコツ：「中身は変えずに」と「意味が2通りに取れるところは直さずに印を付けて」が大事です。ルールの中身を変えるかどうかは、社長が決めることです。就業規則など法律が関わるものは、変える前に社労士に確かめてください。

10. 社員の日報や週報を、まとめて読んでもらう

社員から上がってくる日報や週報を、まとめて目を通したいときに使います。

次は、今週の社員の週報です。名前は「Aさん」「Bさん」に置き換えています。

・会社全体として、今週うまくいったことを3つ
・困っていることや、手伝いが必要そうなことを、人ごとに
・社長が声をかけたほうがよさそうなことがあれば、その理由とともに
をまとめてください。週報に書いていないことは推測で足さないでください。

【ここに週報を貼る】

うまく使うコツ：まとめは目を通すきっかけです。気になったところは、もとの週報を読み、本人に直接声をかけてください。

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