メール・ファイル・予定・チャット・メモを全部入れ替えます。AIに仕事を渡せる会社にするための移行計画

この記事で手に入るもの

• 小さな会社が、AIを入れる前に替えておくべき道具の一覧
• 何から順に替えるかの考え方と、実際の日程
• 一度に全部替えないための進め方

100日でAI前提の会社になる計画の最初の30日は「土台づくり」です。その中身を具体的に言うと、社内の道具の入れ替えになります。

なぜ道具から替えるのか

AIに「先月のお客様とのやり取りをまとめて」と頼んでも、メールが社員一人ひとりのパソコンの中にしか無ければ、AIは読めません。ファイルが社内のサーバーにあるだけでも同じです。

うちの会社は、まさにその状態でした。

• メールは、パソコンに入れるタイプのメールソフトで、各自のパソコンに保存
• ファイルは、事務所に置いた社内サーバー
• 予定は、社内のスケジュール管理ツール
• 社内の連絡は、チャットツール
• 手順書や議事録は、決まった置き場所が無い

どれも長年使ってきたもので、困ってはいませんでした。ただ、AIから見るとほとんど全部が「読めない場所」です。

何を何に替えるか

今	これから	切り替え
パソコンのメールソフト	Gmail（Google Workspace）	2026年11月中旬
社内サーバー	Googleの共有ドライブ	並行運用して2027年の年度末に停止
スケジュール管理ツール	Googleカレンダー	2026年12月
チャットツール	Slack	社内は2027年1月
決まった置き場所なし	Notion（手順書・議事録）	順次

それぞれの詳しい進め方は、別の記事に分けて書きます。

• Google Workspaceへの移行計画
• 社内チャットをSlackに替える計画
• 手順書と議事録をNotionに集める計画

順番の決め方

順番は「AIが読めるようになったときに一番効くもの」からにしました。

1. メールとファイルが最初です。お客様とのやり取りも書類も、ほとんどがここにあります。ここが読めないと、AIに任せられる仕事がほぼありません
2. 予定が次です。毎朝のAI秘書も、読み先をGoogleカレンダーに替えます
3. 社内チャットは、社外の方とのやり取りもあるので、急がずに年明けにしました
4. 手順書は、道具をそろえたあとで中身を書きためていきます

一度に全部替えない

道具を一度に替えると、社員が混乱します。とくに、パートの社員が多い会社では「昨日までのやり方が使えない」日が一番つらい。

そこで、次の2つを決めました。

• 切り替えの日をずらす：メール、予定、チャットをそれぞれ別の月にする
• しばらく両方使える期間をつくる：社内サーバーは、共有ドライブに移したあとも数か月は残しておく

会社のものは会社の名義にする

もうひとつ、この機会に確かめておくことがあります。会社で使っているGoogleのサービスが、社長個人のGoogleアカウントに入っていないかどうかです。

小さな会社ではよくあることだと思いますが、これでは社長が倒れたときに会社の資産が引き出せません。移行のときに、会社のアカウントの持ち物に移します。やり方はGoogle Workspaceの記事に書きました。

まとめ

• AIに仕事を任せる前に、会社の情報をAIが読める場所へ移す
• 順番は「AIが読めたときに一番効くもの」から。うちはメールとファイルが最初
• 切り替えの日をずらし、両方使える期間をつくって、社員が困らないようにする

切り替えが終わるたびに、うまくいったこと・いかなかったことをこの連載で報告します。