社員7人の会社がGoogle Workspaceに移る計画。メールもファイルも「AIが読める場所」へ

この記事で手に入るもの

• 小さな会社がGoogle Workspaceへ移るときの、具体的な日程の立て方
• 社内サーバーのファイルを移す前に、量を測っておく方法
• 社長個人のGoogleアカウントにある会社の資産を、会社に移す手順

道具を全部入れ替える計画のうち、いちばん大きいのがこのGoogle Workspaceへの移行です。

いまの状態

• メール：パソコンに入れるタイプのメールソフトで、メールは各自のパソコンに保存されている
• ファイル：事務所の社内サーバーに保存

この形だと、AIはメールもファイルも読めません。社員のパソコンが壊れれば、そのパソコンのメールは消えます。

移行の全体像

項目	内容
アカウント数	7
メールの切り替え	2026年11月中旬
予定の切り替え	2026年12月（Googleカレンダーへ）
社内サーバーの停止	2027年の年度末

1. まずファイルの量を測る

移す前に、社内サーバーに何がどれだけあるのかを測りました。手元に古いバックアップがあったので、それをAIに読ませて数えてもらっています。

	量
全体	約45GB・約6.9万ファイル
最新の分だけ	約32GB
中身の大半	画像・動画・デザインのデータ

バックアップには、時期の違う2回分が重なって入っていました。同じファイルが2つずつある状態です。そのまま全部を移すと、共有ドライブの中が「どれが最新か分からないファイル」だらけになります。移すのは最新の分だけにします。

量が分かると、移すのにかかる時間や、整理に手間がかかりそうな場所の見当がつきます。測るだけなら、AIに「このフォルダの中身を種類別に数えて」と頼めば済みます。

2. メールは日を決めて一斉に切り替える

メールは、お客様からの連絡が途切れると困るので、切り替えの日を決めて一斉に行います。

うちの会社のドメインは、ホームページも同じサーバーに載っています。メールの行き先を変える設定だけを触り、ホームページ側の設定には手を付けません。ここを間違えるとホームページが表示されなくなるので、作業の前に設定を控えておきます。

3. ファイルは「しばらく両方」で移す

ファイルは、共有ドライブに移したあとも、社内サーバーを数か月残しておきます。

• 11月以降、新しいファイルは共有ドライブに保存する
• 古いファイルは順に移していく
• 「サーバーにしか無いファイル」が無くなったのを確かめてから、2027年の年度末にサーバーを止める

並行して使う期間は、一時的に手間が増えます。それでも、移し忘れたファイルが見つからなくなるよりはずっと安全です。

4. 社長個人のアカウントにある会社の資産を移す

いちばん見落としやすいのがここです。

小さな会社では、会社で使っているGoogleドライブのファイルやYouTubeチャンネルが、社長個人のアカウントに入っていることがよくあります。このままだと、会社の資産が社長個人の持ち物のような形になってしまいます。

移し方は、持ち主ごと移す方針にしました。

• Googleドライブ：個人のアカウントを、一時的に会社の共有ドライブのメンバーにして、ファイルを共有ドライブへ移す
• YouTube：チャンネルを、会社のアカウントでも管理できる形にしておき、会社のアカウントを持ち主として招待する。決まった日数が過ぎると、会社のアカウントをいちばん上の持ち主にできる

ファイルを1つずつダウンロードして、上げ直す必要はありません。

まとめ

• 移す前に、ファイルの量と中身を測る。重なっているファイルは移さない
• メールは日を決めて一斉に、ファイルはしばらく両方使いながら移す
• 社長個人のアカウントにある会社の資産は、この機会に会社のものにする

メールの切り替えが終わったら、結果をこの連載で報告します。