手順書と議事録をNotionに集める計画。1年で約420時間あった「引き継ぎ」をAIに任せるために

写真：David Bares（StockSnap・CC0）

この記事で手に入るもの

手順書づくりに手をつける理由と、その効果の見積もり方

ファイルとメモの置き場所の分け方

手順書を、AIに書かせて社員に直してもらう進め方

道具を全部入れ替える計画のうち、手順書と議事録の置き場所についてです。

引き継ぎに、1年で約420時間

社内のスケジュールに残っていた、この1年分の予定をAIに読ませて調べてみました。すると、引き継ぎのための予定だけで約420時間ありました。

引き継ぎのたびに、前の担当者が横について仕事を教えていたわけです。小さな会社では、仕事のやり方が担当者の頭の中にしか無いことがほとんどです。うちも同じでした。

この420時間は、言い換えると「手順書があれば減らせた時間」です。

手順書は、人に仕事を教えるためのものです。そしてAIに仕事を渡すときに必要なものも、同じ手順書です。

「申込書が届いたら、まずこれを確認して、次にこの一覧に入れて、最後にこの書式で送る」と書いてあれば、AIはその通りに動けます。書いていなければ、人にもAIにも渡せません。

置くもの	置き場所
手順書、議事録、社内のルール	Notion
書類、画像、動画などのファイル	Googleの共有ドライブ

ファイルと「読むための文章」を分けています。手順書の中で必要なファイルを示したいときは、共有ドライブへのリンクを貼ります。

手順書づくりで一番大変なのは、白紙から書くことです。社員に「手順書を書いて」と頼んでも、日々の仕事が忙しくてなかなか進みません。

そこで、こう進めるつもりです。

AIへの頼み方は、たとえばこうです。

次のメモは、申込書の処理をした担当者のメモです。
初めてこの仕事をする人が、これだけを読んで同じ作業ができる手順書にしてください。

・番号つきの手順にする
・迷いやすいところには「注意」を付ける
・メモに書いていないことは推測で足さず、「確認が必要」と書く

【ここにメモを貼る】

最後の1行がポイントです。AIは、分からないところをもっともらしく埋めてしまうことがあります。分からないところは分からないと書かせて、社員に確認してもらいます。

うちの会社なら、どこからAIを入れるべきか

社員数や業種をうかがったうえで、最初に手をつけると効果が出やすい業務と進め方をお伝えします。まだ何も決まっていなくて構いません。