AI議事録の作り方｜中小企業がすぐ使える手順

この記事で手に入るもの

録音から議事録までの4つの手順

会議の文字起こしから「決定事項」と「宿題」を取り出す頼み方の文面

議事録をAIに作らせるときに、人が必ず見るところ

会議のあとに議事録を書くのは、地味に時間がかかる仕事です。しかも、いちばん大事なのは発言の記録ではなく、何が決まって、誰が、何を、いつまでにやるのかのほうです。

この部分は、AIが得意です。会議の中身を文字にさえしてしまえば、あとはAIに「決まったことと宿題を表にして」と頼むだけで、下書きがすぐにできあがります。

この記事では、特別な議事録ツールを買わなくてもできる、いちばん基本の手順を紹介します。

全体の流れ

議事録づくりは、次の4つに分けると迷いません。

録音する（スマホや会議ツールの録画・録音）
文字にする（文字起こし）
要約する（AIに頼む）
決定事項と宿題を整理して、確認して配る（AIに下書きさせ、人が確かめる）

AIに任せるのは3と4の下書きです。1と2は道具に任せ、最後の確認は人がやります。

手順1：録音する

対面の会議なら、スマホの録音アプリで十分です。机の真ん中に置き、全員の声が入るようにします。

オンライン会議なら、会議ツールの録画・録音の機能を使います。

録音の前に、「議事録づくりのために録音します」と参加者に伝えて了解をもらってください。社外の人がいる会議ではとくに大事です。黙って録音すると、あとで信頼を失います。

手順2：文字にする

録音を文字にする方法は、主に次の3つです。

会議ツールについている文字起こし・要約の機能を使う オンライン会議のツールには、AIで会議の内容をまとめる機能がついているものがあります。たとえばGoogle Meetでは、Geminiが会議の内容を要約し、メモをGmailで送る「自動メモ生成」が案内されています。ただし「一部の Workspace プランに含まれています」とされていて、どのプランでも使えるわけではありません（確認日：2026年10月18日、出典：Google Workspace「会議のための AI」）。ほかの会議ツールも、使えるプランは各社の公式ページで確かめてください。
文字起こしアプリを使う 録音した音声を文字にするアプリやサービスは、無料のものから有料のものまでたくさんあります。
自分で要点だけメモする 道具が使えないときは、会議中に箇条書きでメモを取り、それをAIに渡すだけでも、手順3からは同じように進められます。

文字起こしは、聞き間違いが必ず混ざります。人の名前、商品名、数字は特に間違えやすいので、手順4で確認します。

手順3：AIに要約してもらう

文字起こしができたら、ChatGPTやClaudeに貼り付けて、次のように頼みます。【　】の中だけ書き換えてください。

次の文章は、【営業会議】の文字起こしです。参加者は【社長、田中、佐藤】です。
文字起こしには聞き間違いが含まれている可能性があります。

この会議の内容を、次の形でまとめてください。

1. 会議の目的（1行）
2. 話し合ったこと（話題ごとに3行以内）
3. 決まったこと（箇条書き）
4. 決まらなかったこと・持ち越したこと（箇条書き）

文字起こしに書かれていないことは、推測で足さないでください。
はっきりしない部分は「（要確認）」と書いてください。

【ここに文字起こしを貼る】

最後の2行が大事です。AIは、分からないところをもっともらしく埋めてしまうことがあります。「書いていないことは足さない」「はっきりしないところは要確認と書く」と、先に決めておきます。

手順4：決定事項と宿題を表にする

議事録でいちばん役に立つのは、「誰が、何を、いつまでに」の一覧です。手順3の続きで、同じ画面のまま次のように頼みます。

今の会議の内容から、「宿題（次の会議までにやること）」を表にしてください。

列は「やること」「担当者」「期限」「元になった発言」の4つです。
担当者や期限が会議で決まっていないものは、空欄にせず「未定」と書いてください。
最後に、担当者が決まっていない宿題があれば、その数を書いてください。

「元になった発言」の列をつけておくと、確認するときに文字起こしの該当部分を探しやすくなります。

表ができたら、社内向けに配る文章にしてもらいます。

ここまでの内容を、参加者に送る議事録のメールにしてください。
件名は「【10月18日 営業会議】議事録と宿題」としてください。
「決まったこと」と「宿題の表」を先に書き、話し合いの経過はその後ろに短くまとめてください。

手順5：人が確認して配る

AIが作ったものは、下書きです。配る前に、会議に出ていた人が次の3つを確かめてください。

決まったことは、本当に決まったことか（「検討する」と言っただけのものが「決定」になっていないか）
担当者と期限は合っているか（名前の聞き間違い、日付のずれ）
数字は合っているか（金額、件数、日付）

この確認は、慣れれば数分で終わります。白紙から書くより、ずっと早く済みます。

毎回の型を決めておくと、もっと早くなる

毎週同じ会議があるなら、頼み方の文面をメモ帳などに保存しておき、毎回コピーして使ってください。会議の名前と参加者の欄だけ書き換えれば、毎回同じ形の議事録ができます。

議事録の形が毎回そろうと、あとから「あのとき何が決まったか」を探すのも楽になります。議事録を一か所に集めておけば、あとでAIに「この半年で決まったことを一覧にして」と頼むこともできます。

気をつけること

個人情報・機密を入れる前に

会議の中には、社員の評価、お客様の個人情報、取引先の条件など、外に出してはいけない話が含まれることがあります。

無料版や個人向けのプランでは、入力した内容がAIの改良に使われる設定になっていることがあります。ChatGPTには「すべての人のためにモデルを改善する」という設定があり、オフにできます（確認日：2026年10月18日、出典：OpenAI ヘルプ「データコントロールに関する FAQ」）。Claudeにも個人向けプランで「モデル改善」の設定があります（確認日：2026年10月18日、出典：Claude ヘルプ）
それでも、最初は「外に出て困る話が入った会議は、AIに貼らない」と決めてしまうのが安全です
人事の会議や、契約条件の会議は、手でメモを取るほうに分けておきます

社内でどこまでAIに入れてよいかは、社員にAIを使わせる前に決める社内ルールで、決め方とひな形を紹介しています。

AIは間違える

文字起こしの聞き間違いに加えて、AIの要約にも間違いが混ざります。発言した人を取り違える、言っていないことを足す、といったことが起きます。だから「書いていないことは足さない」と頼み、最後は人が確かめます。

最終確認は人がする

議事録は、あとで「言った・言わない」になったときの証拠にもなります。AIの下書きをそのまま配らず、会議に出ていた人が目を通してから配ってください。

道具の選び方

議事録専用のサービスはたくさんありますが、最初から買う必要はありません。次の順番で考えると無駄がありません。

まずは今ある道具で試す：スマホの録音＋無料版のChatGPTやClaude
使っている会議ツールにAI機能があるか確かめる：契約しているプランで使えるなら、追加の費用なしで済む場合があります
それでも足りなければ、専用のサービスを比べる

専用のサービスを比べるときは、次の点を見てください。

日本語の聞き取りの正確さ（無料で試せるなら、自社の会議の録音で試す）
話している人を区別できるか
録音や文字起こしのデータがどこに保存され、AIの学習に使われるかどうか
社内の人数で使ったときの料金

料金と機能は変わるのが早いので、必ず各社の公式ページで最新の内容を確かめてください。

まとめ

議事録づくりは「録音→文字起こし→要約→決定事項と宿題の整理」の4つに分ける
AIには「書いていないことは足さない」「はっきりしないところは要確認と書く」と先に伝える
宿題は「やること・担当者・期限・元になった発言」の表にすると、確認も配布も早い
外に出て困る話が入った会議は貼らない。最後は会議に出た人が確かめてから配る

AIで議事録を自動で作る方法｜会議のあと5分で決定事項と宿題がまとまる手順【中小企業向け】