Make 注文フォームや予定の連絡を自動にする方法｜表への記入・確認メール・担当への知らせを一度に、会議の前に知らせる、予定を別の表にも写す

注文のフォームが届いたら、表に写して、お客様に「承りました」のメールを送り、配送の担当にも知らせる。会議の予定が入ったら、参加する人に伝えて、別の管理表にも書いておく。中身は同じなのに、何か所にも手で写していないでしょうか。

Make（メイク）は、こうした作業を自動にする道具です。2022年まではIntegromat（インテグロマット）という名前でした。Googleフォーム・スプレッドシート・Gmail・Slack・Zoom・Notionなど、いろいろなサービスを画面の上で丸い部品としてつなぎ、「〇〇が起きたら、△△と□□をする」という流れ（Makeでは「シナリオ」と呼びます）を、プログラムを書かずに作れます。

この記事では、注文や予定の連絡をMakeで自動にするやり方を、解説動画から集めてまとめました。ここで取り上げる動画は2023〜2024年に公開されたもので、画面や料金は今と違う部分があります。

注文フォームから、表・メール・担当への知らせを一度に

AI攻略チャンネルの動画では、果物を届ける会社を例にしています。お客様がGoogleフォームで注文すると、それを手でスプレッドシートに写し、お客様にメールを送り、Slackで配送チームに知らせる。この作業で1日が終わってしまう、という困りごとから始まります。

動画で作っている流れは次のとおりです。

1. Googleフォーム：新しい回答が届いたことを見張る部品を置く
2. スプレッドシート：「行を足す」部品で、メールアドレス・名前・果物の種類・個数・コメントを、表の決まった列に入れる
3. 分かれ道（ルーター）：ここで流れを2本に分ける
4. メール：お客様のアドレスあてに、名前と注文内容を差し込んだ確認メールを送る
5. Slack：配送チームのチャンネルに、お客様の名前・果物・個数・コメントを流す

「ルーター」は、1つの情報を、いくつもの行き先に同時に流すための部品です。これを使うと、メールとSlackの両方に同じ注文の中身を届けられます。

動画では、できあがったあとのテストで、メールの「〇〇様」の部分にお客様の名前ではなくメールアドレスが入っていたことに気づき、差し込む項目を選び直して直しています。作ったあとに一度は自分で注文してみて、届いたメールの中身まで目で確かめる大切さがよく分かる場面です。

作った流れは「設計図（ブループリント）」というファイルに書き出せて、別の人がそれを読み込めば、同じ流れがすぐに使えるとも紹介されています。

ひな形から、会議の前の知らせを作る

一から組み立てなくても、Makeには「テンプレート」と呼ばれるひな形がたくさん用意されています。定時で帰るための「個人DX」チャンネルの平岡さんは、その中から「Zoom会議の前にSlackへ知らせる」ひな形を使っています。

Zoomのアカウントと、知らせを受け取るSlackをつなぐだけで、会議を予約すると、始まる15分前にSlackへ知らせが届くようになります。平岡さんは、オンライン会議の予定を忘れて迷惑をかける、といううっかりを減らせると話しています。

そのうえで、自分用に3か所を手直ししています。

• 知らせる時間を、15分前から5分前に変える
• 英語の文面を日本語にする
• 会議の参加URLも、知らせの中に入れる

ここで平岡さんは、一度つまずいています。知らせる時間を5分前に変えたのに、テストでは知らせが届きませんでした。ひな形の途中に「始まるまで15分を切った会議には知らせない」という絞り込み（フィルター）が入っていて、そちらも合わせて変えないといけなかったのです。

「ここも合わせて変える必要があります」

ひな形は便利ですが、中にどんな条件が入っているかは開いて確かめないと分かりません。数字を1か所変えたら、関係する条件も見直す、というのが、この場面から読み取れる注意点です。なお、平岡さんは動画の公開時点（2023年）では、Makeの画面は日本語に対応しておらず、英語で使う必要があると説明しています。

予定を、別の管理表にも自動で写す

予定を、別の道具でも管理したい場合もあります。Notionの認定コンサルタントの山田さんは、Googleカレンダーに予定を作ると、Notionの表にタスクとして自動で追加される仕組みをMakeで作っています。

まず「予定が作られたとき」をきっかけに、Notionに1行足す流れを作ります。予定の題・始まり・終わりを、Notionの表のそれぞれの欄に入れます。

次に、予定を動かしたときにもNotionを書き換えたくなります。ところが、きっかけを「予定が更新されたとき」に変えると、新しい行がもう1つ増えてしまいました。

「ただこれだと古いデータの方も残ってしまっています」

山田さんは、ここで次の工夫をしています。

1. Googleカレンダーの予定ごとに付いている番号（イベントID）を、Notionの表にも残しておく
2. 予定が更新されたら、まずNotionの表に同じ番号があるかを探す
3. 分かれ道を作り、同じ番号があればその行を書き換え、なければ新しく足す

こうすると、同じ予定が二重にできません。テストでは、新しく入れた予定は追加され、時間と名前を変えた予定は元の行が書き換わる様子が映っています。

自動にする前に、テストで中身まで確かめる

3つの動画に共通しているのは、作り終えたら一度だけ手で動かして（「Run once」という、1回だけ実行するボタン）、結果を確かめていることです。

• AI攻略チャンネルの動画では、メールの宛名にアドレスが入っているのを、テストで見つけて直しています
• 平岡さんは、知らせが届かない理由を、ひな形の中の条件から探し当てています
• 山田さんは、Notionに古い行が残ることを、テストで気づいて分かれ道を足しています

うまく動くと分かってから、自動で動き続けるよう「スケジュール」をオンにする、という順番です。山田さんは、動き出す間隔によって料金のかかり方が変わることも説明しています。くわしくはMakeの料金と無料プランの上限にまとめています。

まとめ

• Makeでは、Googleフォームの注文をきっかけに、表への記入・確認メール・Slackでの担当への知らせを、分かれ道（ルーター）を使って一度に行えると紹介されています
• ひな形から、Zoom会議の前にSlackへ知らせる仕組みを作り、時間・文面・参加URLを手直しする例があります。数字を変えたら、中の絞り込みの条件も合わせて変える必要がありました
• Googleカレンダーの予定をNotionに写すときは、予定ごとの番号で「あれば更新、なければ追加」と分けて、二重登録を防いでいます
• どの動画も、テストで中身まで確かめてから自動で動かす順番です。動画は2023〜2024年の公開で、画面は今と違う部分があります